Una volta riservata alle società globali più grandi, la popolarità della videoconferenza da allora è esplosa per aiutare i singoli individui e le aziende di tutte le dimensioni a rimanere connessi. Con una forza lavoro da remoto o ibrida sempre più grande, non c'è da meravigliarsi se sempre più persone stanno affidandosi a questa tecnologia per incoraggiare lacollaborazione, creare relazioni migliori e aumentare la produttività.

Infatti, uno studio recente di Dimensional Research ha scoperto che il 57% dei partecipanti allo studio prevede di recarsi in ufficio meno di 10 giorni al mese. Il 98% ritiene che le riunioni future includeranno partecipanti da remoto, il che significa che indipendentemente dal fatto che lavori o meno in ufficio, probabilmente avrai bisogno di una soluzione di videoconferenza.

Considerano le nostre attuali conoscenze e dove il futuro del lavoro è diretto, si può affermare con certezza che la videoconferenza è destinata a rimanere. Approfondiamo l'argomento e scopriamo più nel dettaglio di cosa si tratta, come funziona e come trovare la soluzione migliore per la tua azienda.

La videoconferenza, a volta nota come riunione video, riunione virtuale o conferenza Web, è un modo per riunire due o più persone in un ambiente virtuale attraverso video e audio in diretta. I partecipanti si connettono utilizzando software di videoconferenza su Web, desktop, dispositivo mobile o un sistema video per replicare la sensazione di essere nella stessa sala.

La videoconferenza è un approccio coinvolgente ed estremamente conveniente dal punto di vista economico per incontrarsi con colleghi, clienti, partner o persino amici che sono dislocati in posti diversi. Elimina la necessità di spostamenti, pur mantenendo ancora la possibilità di incontrarsi faccia a faccia. Offre l'interattività necessaria per supportare la collaborazione virtuale con funzioni come condivisione dello schermo, lavagna digitale, chat di team e altro.

La videoconferenza connette più persone virtualmente attraverso video e audio su una rete IP. I componenti chiave della videoconferenza sono immediatamente disponibili alla maggior parte, rendendo questa opzione popolare e fruibile per i singoli individui e per le aziende. Questi componenti includono:

• Connessione a Internet: disporre di una connessione Internet affidabile, sicura e veloce è consigliato per ottenere una qualità video e audio ottimale.
• Piattaforma di videoconferenza: usare un software ricco di funzioni consentirà di ottenere la migliore esperienza di riunione online. La buona notizia è che esistono molte opzioni per software di videoconferenza gratuito, nonché una gamma di piani per aziende di tutte le dimensioni.
• Computer o dispositivo: il software di videoconferenza funziona su desktop, laptop, dispositivi mobili e sistemi video, offrendoti molte opzioni per organizzare o accedere a una riunione virtuale.
• Videocamera: sebbene spesso integrata nel tuo dispositivo preferito, come un laptop o un dispositivo mobile, è anche possibile utilizzare webcam o sistemi video autonomi per creare un'esperienza video ottimizzata in qualsiasi spazio.
• Altoparlanti o sistema telefonico: per connettere l'audio alla tua videoconferenza, devi sfruttare l'altoparlante integrato nel tuo dispositivo utilizzando la funzionalità VoIP (Voice over Internet Protocol) o attraverso una connessione di chiamata in ingresso tramite cellulare o sistema telefonico. Anche le cuffie sono altamente consigliate per tenere sotto controllo i rumori di sottofondo.

La storia dei sistema di videoconferenza inizia nei primi anni del XX secolo, quando la ricerca correlata a tecnologie come televisione e radio ha richiesto ai fornitori di esplorare la possibilità di aggiungere feed video in diretta a queste forme di comunicazione. Tuttavia, le soluzioni di videoconferenza sviluppate prima degli anni '90 erano impraticabili, perché potevano essere utilizzate solo a fronte di costi elevati e con velocità di trasmissione basse che producevano una qualità dell'immagine non realistica.

Con l'avvento della suite IP (Internet Protocol) negli anni '90, la videoconferenza è diventata praticabile. I partecipanti potevano chattare in tempo reale utilizzando un PC connesso a Internet, aggiungendo un'ulteriore dimensione alle proprie interazioni online.

I miglioramenti continui della connettività Internet da allora hanno consentito video di qualità migliore, incluso il supporto di display HD (1920x1080 pixel) e con risoluzione più alta. Laptop, desktop, smartphone, tablet e sistemi video dedicati possono tutti essere utilizzati per connettersi a una videoconferenza.

Una volta utilizzata da aziende grandi per mantenere connessi dipendenti sparsi in tutto il mondo, la videoconferenza è diventata molto più diffusa dopo la pandemia nel 2020, che ha causato un aumento improvviso del lavoro da remoto. Anche se alcune persone iniziano a tornare in ufficio, molti sono diventati lavoratori da remoto a tempo pieno o stanno adottando un approccio al lavoro ibrido suddividendo le ore di lavoro tra casa e ufficio. Per questo motivo, il software di videoconferenza è ancora ampiamente utilizzato da società di tutte le dimensioni e in tutti i settori, inclusa istruzione, assistenza sanitaria, finanza e persino lo sport.

La videoconferenza solitamente viene utilizzata per mantenere in contatto team virtuali e remoti. Una riunione virtuale è lo spazio perfetto per una discussione interna, la collaborazione in team, una presentazione al cliente, demo di vendita e molto altro. Dalla pandemia globale, la videoconferenza viene utilizzata anche per eventi personali e sociali, come happy hour virtuali, baby shower e persino per far partecipare ospiti lontani a un matrimonio.

Esploriamo alcuni dei casi d'uso della videoconferenza più comuni.

Riunioni individuali o di team

Una comunicazione frequente con il team ora è più essenziale che mai. Sebbene gli ambienti di ufficio tradizionali consentano riunioni più estemporanee con membri di team, i team remoti potrebbero iniziare a sentirsi disconnessi se non possono interagire regolarmente con i colleghi e il responsabile. La videoconferenza è spesso utilizzata per organizzare riunioni di team settimanali o riunioni individuali ed è un ottimo modo per rimanere connessi e condividere allo stesso tempo aggiornamenti o iniziative aziendali.

Colloqui di lavoro

I segnali non verbali sono una parte importante del colloquio, mentre i responsabili delle assunzioni valutano competenze interpersonali e l'idoneità culturale di un candidato. Ma i colloqui si svolgono sempre più in forma virtuale anziché in ufficio. La videoconferenza è un ottimo modo per mantenere la possibilità di organizzare riunioni faccia a faccia in un ambiente in diretta. Elimina anche la necessità di spostarsi per raggiungere il luogo del colloquio, rendendo la pianificazione più facile sia per il team responsabile delle assunzioni che per il candidato.

Demo di vendita

Sono finiti i tempi in cui viaggiare per visitare la sede di un cliente era l'unico modo per approcciare a potenziali clienti. La videoconferenza è un modo più efficiente e spesso più efficace di offrire presentazioni e demo di vendita. Con le potenti funzioni di condivisione dello schermo, puoi facilmente condividere i contenuti della presentazione o una demo in diretta del tuo prodotto, garantendo a tutti i partecipanti alla riunione un posto in prima fila.

Formazione online

Anziché doversi spostare, o peggio ancora, preregistrare una sessione, la videoconferenza è un modo efficace di organizzare formazione interna ed esterna riunendo grandi gruppi di persone in tempo reale. Le funzioni interattive consentono al pubblico di porre domande, rispondere a sondaggi e partecipare attivamente alle discussioni, determinando una formazione più efficace.

Riunioni con i fornitori

Comunicazioni regolari con partner e fornitori esterni sono fondamentali per gestire i progetti e le attività nell'azienda. Tuttavia, la collaborazione tra partecipanti interni ed esterni al di fuori del firewall aggiunge un ulteriore livello di sicurezza. Le piattaforme di videoconferenza sono particolarmente utili per questi tipi di comunicazioni con i fornitori, perché offrono un equilibrio tra funzione e affidabilità e sicurezza e crittografia.

Durante la pandemia e a causa dell'improvviso passaggio al lavoro da remoto, la videoconferenza è diventata una necessità, ma ora le aziende stanno iniziando a riconoscere il valore a lungo termine che offre. Alcuni vantaggi sono meno costi di proprietà immobiliari e spostamenti, maggiore produttività della forza lavoro e maggiore soddisfazione dei dipendenti.

Non solo le aziende ottengono vantaggi dalla videoconferenza, ma anche i dipendenti. Con maggiore flessibilità di pianificazione, tempi di spostamento ridotti e un generale miglioramento dell'equilibrio tra vita privata e lavoro, non è una sorpresa che i dipendenti si aspettino ora queste opzioni dai datori di lavoro.

Uno studio di Dimensional Research ha evidenziato quanto segue:

• Il 99% ha dichiarato di ottenere vantaggi dal lavoro da remoto
• Il 57% considera l'idea di abbandonare l'attuale datore di lavoro se obbligato a tornare in ufficio
• Il 47% crede che il lavoro da remoto aumenti la produttività

Se consideri tutto questo insieme al risultato dello studio in base al quale il 57% dei partecipanti prevede di lavorare in ufficio meno di 10 giorni al mese, è chiaro perché la videoconferenza sarà necessaria per ottenere produttività, motivazione e conservazione dei dipendenti.

Meno costi operativi

Riducendo notevolmente la necessità di spostamenti per partecipare a riunioni o visitare i clienti, la videoconferenza ha consentito alle aziende di realizzare notevoli risparmi dei costi.

Inoltre, con l'ascesa di modelli di lavoro da remoto e ibridi consentita dagli strumenti di collaborazione, la necessità di sedi di lavoro grandi o uffici satellite è diminuita. La riduzione o il consolidamento dello spazio d'ufficio è un'altra fonte di risparmi di costi operativi per le aziende.

Relazioni più forti

Il video è uno strumento potente ed efficace per rompere le barriere fisiche tra team remoti e creare relazioni più solide con i colleghi. Le persone che attivano il video nelle riunioni online hanno evidenziato vantaggi significativi. Hanno 2,4 volte più probabilità di dire che è più facile collaborare con i colleghi e 2,6 volte più probabilità di dire che hanno riscontrato maggiore empatia dai colleghi. Quando si tratta di collaborazione in team efficace in una riunione virtuale, la ricerca è chiara: attiva il video.

Inclusione di tutti, ovunque

Forse uno dei vantaggi più entusiasmanti della videoconferenza è la possibilità di raggiungere più parti del mondo in tempo reale. Non solo puoi essere più visibile per i clienti e i potenziali clienti in nuove aree, ma puoi anche facilmente riunire i tuoi team globali.

Funzioni come la traduzione in tempo reale, ad esempio, forniscono l'opportunità a persone in aree geografiche o di lingue diverse di partecipare attivamente alle riunioni virtuali.

Il software di videoconferenza è diventato sempre più sofisticato negli anni con funzionalità che creano un'esperienza spesso migliore di quella offerta dalle riunioni in presenza. Scopriamo alcune delle funzioni di videoconferenza base, nonché le funzioni più avanzate che aiutano a portare la videoconferenza a un livello superiore.

Video e audio HD

Connessioni con video di alta qualità e audio chiaro e cristallino sono fondamentali per un'esperienza di riunione online ottimale. Le funzioni avanzate includono la possibilità di ottimizzare automaticamente qualità video e audio, anche da reti scadenti, in modo che tutti possano partecipare completamente.

Condivisione dello schermo

Contenuti multimediali e condivisione dello schermo del desktop aiutano a tenere tutti allineati. È grandioso offrire presentazioni, sessioni di brainstorming o modifica in collaborazione in tempo reale. Funzioni di condivisione dello schermo immersiva possono anche sovrapporsi al tuo flusso video durante la presentazione, in modo che il tuo pubblico possa facilmente vedere sia te che il tuo contenuto allo stesso tempo.

Rimozione dei rumori di sottofondo

Con così tante persone che lavorano da casa o in luoghi rumorosi, come bar o aeroporti, la rimozione dei rumori è fondamentale per eliminare tutti i suoni di sottofondo di distrazione. Le soluzioni di videoconferenza più avanzate offrono anche maggiore controllo, consentendoti di ottimizzare la tua voce o più voci in modo che risultino chiare, qualora tu sia in una sala con altri partecipanti.

Sfondi virtuali

Le soluzioni di videoconferenza ti offrono anche il controllo per modificare lo sfondo, scegliendo uno dei temi di sfondo disponibili, sfocando il tuo sfondo o caricando una tua immagine. Uno sfondo virtuale è particolarmente utile quando il tuo sfondo non è assolutamente appropriato e assicura che i partecipanti alla riunione siano concentrati su di te e non su quello che è alle tue spalle.

Registrazione e trascrizione

Spesso, non tutti i partecipanti possono essere disponibili per accedere alla riunione all'ora che hai impostato. Nessun problema! Il software di videoconferenza ti consente di registrare le tue riunioni in un formato MP4 facile da condividere e fornisce trascrizioni automatiche che possono essere inviate a tutti i partecipanti per la revisione post-riunione.

Sottotitoli codificati e traduzioni in tempo reale

Con i sottotitoli codificati, chiunque è in una posizione in cui è difficile ascoltare, può comunque seguire una riunione virtuale. Le soluzioni di videoconferenza più avanzate includono anche traduzioni in tempo reale che rimuovono barriere linguistiche e consentono a tutti in tutto il mondo di partecipare.

Integrazioni calendario

Molte videoconferenze sono pianificate in anticipo, quindi integrazioni con sistemi di calendario comuni, come Google oppure Outlook, possono consentirti di gestire facilmente la tua pianificazione e vedere la pianificazione dei tuoi colleghi. Crea semplicemente un nuovo invito alla riunione nel tuo calendario, fai clic per aggiungere i dettagli della tua videoconferenza e invia. Puoi fare tutto senza uscire dal calendario.

Sondaggi e Q&A

Funzioni interattive come sondaggi e Q&A incoraggiano la partecipazione massima del pubblico e consentono a tutti di partecipare attivamente, anche a videoconferenze più grandi.

Sicurezza

Quello che accade nella riunione deve rimanere nella riunione. Le piattaforme di videoconferenza devono offrire crittografia sicura, conformità dati e impostazioni di privacy avanzate, in modo che tu possa mantenere al sicuro i tuoi dati ed evitare attacchi video.

Assistente AI

Le soluzioni di videoconferenza più sofisticate sul mercato offrono funzioni basate su tecnologia di intelligenza artificiale che ti aiutano a rendere le tue riunioni più produttive. Con solo la tua voce, puoi richiedere a un assistente di intelligenza artificiale di prendere appunti, identificare elementi di rilievo chiave e completare azioni.

Esistono molte soluzioni di videoconferenza sul mercato oggi, ma non tutte sono uguali. La soluzione giusta deve essere facile da usare, intelligente, scalabile e, soprattutto, sicura. Di seguito alcune domande che devi porti per identificare il fornitore migliore.

La soluzione è scalabile?

Sia che la tua azienda sia costituita da una sola persona o migliaia, la tua soluzione deve poter crescere con te. Trova una soluzione in grado di soddisfare le tue esigenze di oggi e crescere per soddisfare le tue esigenze di domani.

Webex offre piani economicamente vantaggiosi per la tua piccola azienda, sia che tu abbia bisogno di riunioni, chiamate o una combinazione di entrambe, nonché un piano gratuito completo per aiutarti a iniziare. Offriamo anche piani di livello enterprise più personalizzati, adeguati alle tue esigenze di crescita.

La soluzione è sicura?

La sicurezza deve essere al centro della tua soluzione di videoconferenza. Non dovrebbe essere mai tua responsabilità rinunciare alla condivisione dei dati o cambiare le impostazioni della riunione per essere protetto. Né i tuoi dati utente dovrebbero mai essere venduti a terze parti. In Webex, crediamo fermamente in questi principi e consideriamo la sicurezza della piattaforma sin dalle basi, in modo che tu possa essere certo di essere protetto.

Quanto è affidabile la piattaforma?

La soluzione di videoconferenza che usi per happy hour ed eventi sociali non deve essere necessariamente di prima qualità. Ma se devi organizzare una riunione aziendale importante o una presentazione al cliente, hai bisogno di una soluzione su cui poter contare. Ecco perché le prestazioni e l'affidabilità della tua piattaforma di videoconferenza sono così importanti.

Webex è creato sulle solide fondamenta di Cisco e, quindi, è una scelta altamente affidabile quando si tratta di prestazioni. La soluzione è automaticamente ottimizzata anche per video e audio di alta qualità su qualsiasi rete, sia che lavori in ufficio, a casa o in movimento.

Fornisce un'esperienza facile da usare per te e i tuoi partecipanti?

La facilità d'uso è senza dubbio una delle qualità più interessanti di una soluzione di videoconferenza. Fatta bene, fornisce un'esperienza perfetta che ti consente di concentrarti sulla conversazione in corso, non sulla tecnologia.

Webex è progettato con un'interfaccia chiara e facile da usare che semplifica la collaborazione su qualsiasi dispositivo. Premendo un solo pulsante, puoi, e i tuoi partecipanti possono, avviare o accedere a una riunione in pochi secondi. Con funzioni di intelligenza artificiale e vocali leader del settore, non devi neanche alzare un dito per prendere appunti o registrare la riunione.

È facile da amministrare e gestire?

Amministrazione, gestione e analisi continue sono una parte necessaria della tua piattaforma di videoconferenza. Con Webex, puoi essere attivo in pochi minuti, con una soluzione facile da gestire e amministrare da un'unica posizione centralizzata.

Valutazione dei fornitori

Quando si tratta di valutare i fornitori, sfruttare soluzioni di riunione virtuali "abbastanza buone" non basta se devi essere connesso in modo sicuro a casa, in ufficio e in movimento.

Il Magic Quadrant™ per soluzioni per riunioni di Gartner® è un'ottima risorsa a cui fare riferimento quando ricerchi i migliori fornitori di videoconferenza. Gartner ha nominato di recente Cisco Leader nel quadrato relativo alle soluzioni per riunioni per la quindicesima volta.