한때 주로 큰 규모의 글로벌 기업에서 주로 사용했던 화상 회의는 멀리 떨어져있는 개인 및 모든 규모의 사업의 연결함으로써 폭발적인 인기를 누리게 되었습니다. 원격 또는 하이브리드 형태의 인력이 증가함에 따라 더 많은 사람들이 협력을 이끌고, 더 나은 관계를 구축하며 생산성을 강화하기 위해 이 기술에 의존하는 것은 당연합니다.

Dimensional Research의 최근 연구에서 응답자의 57%가 한달에 10일 미만으로 사무실에 출근할 것이라 예상한다고 답했습니다. 그리고 98%는 앞으로 회의에 직원들이 원격으로 참석할 것이라 생각한다고 밝혔습니다. 즉, 사무실에 있든 그렇지 않든 화상 회의 솔루션이 필요할 것이라 예상된다고 응답했습니다.

오늘날 우리가 깨달은 것과 업무의 미래가 어디로 향하고 있는지 감안할 때 화상 회의가 계속될 것이라 해도 과언이 아닙니다. 계속해서 화상 회의가 무엇인지, 어떻게 작동하는지 그리고 사업을 위한 최고의 솔루션을 찾는 방법은 무엇인지 알아봅시다.

화상 회의(종종 비디오 회의, 가상 회의 또는 웹 회의라고도 일컬음)는 실시간 비디오와 오디오를 통해 가상 환경에서 두 명 이상의 사람을 모으는 방식입니다. 참가자들은 화상 회의 소프트웨어를 사용하여 웹, 데스크탑, 모바일 또는 비디오 시스템을 통해 연결하여 같은 방에 있는 것과 같은 느낌이 들도록 모사합니다.

화상 회의는 동료, 고객, 파트너 또는 여러 장소 곳곳에 퍼져 있는 친구들과 만날 수 있는 매력적이고 비용 절감 효과가 높은 접근 방식입니다. 누군가와 대면하기 위해 이동할 필요성을 없애 줍니다. 또한 화면 공유, 디지털 칠판, 팀 채팅 등과 같은 기능을 사용하여 가상 협업을 지원하는데 필요한 상호 작용 기능을 제공합니다.

화상 회의는 IP 네트워크 방식으로 비디오와 오디오를 통해 다수의 사람들을 가상으로 연결합니다. 화상 회의의 중요한 요소들은 대다수의 사람들이 쉽게 사용할 수 있어 인기를 얻었으며 개인 및 사업에도 실용적인 선택이 되었습니다. 이러한 요소는 다음과 같습니다.

• 인터넷 연결: 최적의 비디오 및 오디오 성능을 위해 안정적이고 안전하며 빠른 인터넷 연결을 추천합니다.
• 화상 회의 플랫폼: 다기능의 소프트웨어를 사용하시면 최상의 온라인 회의 경험을 경험할 수 있을 것입니다. 좋은 소식은 무료 화상 회의 소프트웨어에 많은 옵션들이 뿐만 아니라 모든 규모의 사업을 위한 다양한 방안이 있다는 것입니다.
• 컴퓨터 또는 디바이스: 화상 회의 소프트웨어는 데스크탑, 노트북, 모바일 디바이스 및 비디오 시스템을 통해 작동하며 가상 회의를 호스팅하거나 참여 시 다양한 옵션을 제공합니다.
• 비디오 카메라: 노트북 또는 모바일 디바이스와 같은 디바이스에 내장되어 있는 비디오 카메라를 선택할 수도 있지만 독립형 웹캠 또는 비디오 시스템을 사용하여 어떤 공간에서도 최적의 비디오 경험을 충족할 수도 있습니다.
• 스피커 또는 전화 시스템: 화상 회의에 오디오를 연결하려면 VoIP(보이스 오버 인터넷 프로토콜)을 사용한 내장 스피커를 활용하거나 핸드폰 또는 전화 시스템을 통해 다이얼인 연결을 통해 연결합니다. 또한 주변 잡음을 차단하기 위한 헤드셋을 사용하는 것을 추천합니다.

화상 회의 시스템의 역사는 20세기 초 텔레비전과 라디오와 같은 기술을 연구한 당시 벤더들이 실시간 비디오 피드에 커뮤니케이션 방식을 추가할 수 있는 가능성을 모색하도록 유도하면서 시작되었습니다. 그러나 1990년대 이전에 개발된 화상 회의 솔루션은 높은 비용과 비현실적인 이미지 퀄리티를 송출하는 낮은 프레임 율로만 작동되었기 때문에 비실용적이었습니다.

1990년대 인터넷 프로토콜(IP)의 부상은 마침내 화상 회의를 실행 가능하게 하였습니다. 참가자들은 실시간으로 인터넷에 연결된 PC를 사용하여 대화를 나눔으로써 온라인 상호작용에 또 다른 차원을 더했습니다.

그 이후로 계속해서 인터넷 연결이 개선됨에 따라 HD(1920x1080 픽셀)의 지원 및 고사양의 디스플레이를 포함해 더 나은 품질의 비디오로 이어졌습니다. 노트북, 데스크탑, 태블릿 및 전용 비디오 시스템 모두 화상 회의에 연결할 수 있습니다.

한 때는 대기업에서 주로 글로벌 직원들과의 연결에 사용했었지만 화상 회의는 원격 근무가 급등하게 된 2020년 팬데믹 사태 이후 더욱더 많이 사용되기 시작했습니다. 심지어 일부 사람들이 사무실로 복귀하기 시작했음에도 많은 사람들이 완전히 원격 근무를 하거나 또는 자택과 사무실 간의 업무 시간을 분할하는 방식으로 하이브리드 업무를 시행하고 있습니다. 이러한 이유로 화상 회의 소프트웨어는 여전히 모든 규모의 산업체 뿐 아니라 교육, 의료 서비스, 금융, 심지어 스포츠를 포함한 다양한 산업 분야에서도 널리 사용되고 있습니다.

화상 회의는 일반적으로 가상 및 원격 팀을 연결하는데 사용합니다. 가상 회의는 인터넷 논의, 팀 협업, 고객 대면 발표, 판매 시연 등에 완벽한 포럼입니다. 또한 글로벌 팬데믹 이후 화상 회의는 가상의 해피 아워, 베이비 샤워 및 심지어 결혼식에 멀리 있는 하객을 불러모으는 등 사람들 간의 이벤트 및 사회적 이벤트에도 사용되고 있습니다.

더욱 일반적인 화상 회의 사용 사례에 대해 살펴보겠습니다.

1 대 1 또는 팀 회의

팀의 빈번한 커뮤니케이션은 이전보다 지금 더욱 중요해졌습니다. 기존의 사무실 환경은 팀 멤버와 조금 더 즉흥적으로 회의를 진행한 반면, 원격 팀은 동료 및 관리자와 정기적으로 상호작용하지 않으면 동떨어진 느낌을 받을 수 있습니다. 화상 회의는 주간 팀 회의 또는 1 대 1 회의를 주최하는데 종종 사용되고 있으며 이는 중요한 회사의 최근 정보 또는 비즈니스 계획을 공유하는 동시에 지속적인 연락을 하는 가장 좋은 방법입니다.

입사 면접

고용 매니저는 대인관계 기술 및 지원자의 문화 적응을 평가해야 하기 때문에 비언어적 단서는 면접 진행에 중요한 요소입니다. 하지만 사무실에서보다 가상에서 면접을 진행하는 경우가 증가하고 있습니다. 화상 회의는 실시간 환경에서 대면 만남을 유지할 수 있도록 하는 좋은 방법입니다. 면접을 하기 위해 이동해야 하는 필요성을 없앰으로서 고용 팀 및 지원자 모두의 일정 관리를 더욱 쉽게 만들어줍니다.

데모

고객이 있는 곳으로 가는 것이 잠재 고객 앞에 설 수 있는 유일한 방법인 시대는 이제 끝났습니다. 화상 회의는 세일즈 발표와 시연하기에 더욱 효율적이고 종종 더욱 효과적인 방법입니다. 강력한 화면 공유 기능으로 쉽게 발표 내용 공유하거나 또는 제품을 실시간으로 시연하여 회의에 참석하는 모두가 1열에서 관람할 수 있도록 합니다.

온라인 교육

출장이 필요하거나 더 최악의 경우 세션을 사전 녹화하는 대신, 화상 회의는 대규모의 그룹을 모두 실시간으로 내외부 교육으로 초청하는 효과적인 방법입니다. 상호 대화 기능은 청자가 질문하고 여론에 응답하며 참여자가 능동적으로 토론하게 함으로서 결론적으로 효과적인 교육을 이끌어냅니다.

벤더 회의

외부 파트너 및 벤더와의 정기적인 커뮤니케이션은 프로젝트 관리 및 비즈니스 운영에 중요합니다. 그러나 방화벽 외부의 내외부 참가자와의 협업은 추가적인 보안의 장벽을 더합니다. 화상 회의 플랫폼은 강력한 보안 및 암호화 기능의 균형 유지 기능 및 안정성이 있기 때문에 특히 이러한 유형의 벤더 커뮤니케이션에 유용합니다.

팬데믹 및 갑작스러운 원격 작업으로의 전환으로 인해 화상 회의는 필수적이 되었지만. 이제 비즈니스는 화상 회의가 제공하는 장기적인 가치를 주목하기 시작했습니다. 이는 부동산 및 출장 비용, 인력 생산성 향상. 그리고 직원 만족도 증진을 포함합니다.

비즈니스에서 화상 회의의 이점 뿐만 아니라 직원들도 화상 회의의 이점을 누릴 수 있습니다. 일정을 더 유연하게 관리하고, 출퇴근 시간을 줄여주며, 전반적인 일과 삶의 균형을 개선시킴으로써 직원들이 당연히 고용주에게 이러한 옵션을 기대하기 시작했습니다.

Dimensional Research의 연구 결과는 다음과 같습니다.

• 99%가 원격 업무에 이점이 있다고 응답했습니다.
• 57%는 사무실로 완전히 복귀해야 할 시 현재 고용주를 떠날 생각이 있다고 응답했습니다.
• 47%는 원격 업무가 작업 생산성을 증진시킨 것 같다고 응답했습니다.

이를 매달 10일 미만으로 사무실에 출근할 것을 예상한다는 57%의 응답자와 결부시킨다면 고용 생산성, 동기부여 및 직원 유지를 위해 화상 회의가 필요한 이유를 확실히 알 수 있습니다.

운영 경비 절감

회의 참석 또는 고객 방문을 위한 출장의 필요성을 과감하게 줄임으로서 화상 회의는 비즈니스의 막대한 비용 절감을 실현할 수 있습니다.

더불어 협업 툴의 사용으로 원격 또는 하이브리드 워크 모델의 확산으로 대규모 본사 캠퍼스 또는 지국의 필요성은 줄어들고 있습니다. 사무실을 축소하거나 정리하는 것은 비즈니스를 위한 운영 비용 절감의 또 다른 중대한 원천이 됩니다.

강력한 관계 구축

비디오는 원격 팀 간의 물리적인 장벽을 허물 수 있고 동료들과 더 끈끈한 관계를 구축할 수 있는 강력하고 효과적인 도구입니다. 온라인 회의의 일부로서 비디오를 켜는 사람들은 엄청난 이점을 누린다고 보고하였습니다. 이 사람들은 동기들과 더 쉽게 협업할 수 있는 말할 가능성이 2.4배 높았고, 동료와의 공감이 증대되는 경험을 했다고 말할 가능성은 2.6배 높았습니다. 가상 회의에서의 효과적인 팀 협업을 이끌어낸 연구 결과는 명확하게 말하고 있습니다. 비디오를 켜세요.

누구나, 어디서나

아마 화상 회의의 재미있는 이점 중 하나는 실시간으로 전 세계의 가장 깊숙한 가장자리까지 도달할 수 있다는 것입니다. 고객의 가시성을 넓혀줄 뿐만 아니라 더 쉽게 글로벌 팀과 함께 하도록 합니다.

예를 들어 실시간 번역과 같은 기능은 사람들을 지역적 또는 언어적인 장벽을 넘어 가상 회의에 활발하게 참여할 수 있는 기회를 제공합니다.

화상 회의 소프트웨어는 때론 같은 장소에 있는 것보다 더 나은 경험을 선사하기 위해 기능적으로 더더욱 정교해졌습니다. 일부 기본적인 화상 회의 기능과 협업을 한 단계 높여줄 수 있는 좀 더 고급 기능에 대해 살펴보겠습니다.

HD 비디오 및 오디오

고품질 비디오 및 깨끗한 오디오 음질의 연결은 좋은 온라인 회의를 경험하는데 기본이 됩니다. 고급 기능에는 열악한 네트워크 환경에서도 자동으로 비디오 및 오디오 품질을 최적화할 수 있는 기능을 포함하여 모든 사람들이 완전하게 참여할 수 있도록 합니다.

화면 공유

풍부한 컨텐츠 및 데스크톱 화면 공유는 모든 사람들이 동일한 페이지를 확인할 수 있도록 돕습니다. 실시간으로 발표를 하거나, 브레인스토밍 세션 또는 공동 작업을 하기 좋은 기능입니다. 몰입형 화면 공유 기능은 심지어 프레젠테이션에 비디오 스트림을 오버레이 할 수 있게 함으로서 청중들이 쉽게 발표자와 컨텐츠를 동시에 확인할 수 있도록 합니다.

배경 소음 제거

많은 사람들이 집에서 또는 커피숍이나 공항과 같은 시끄러운 장소에서 작업을 하기 때문에 집중을 방해하는 배경 소리를 없애는 소음 제거 기능이 매우 중요합니다. 또한 가장 고급의 화상 회의 솔루션은 다른 회의 참가자와 한 공간에 있는 경우 발화자의 목소리 또는 다수의 목소리를 명료하게 최적화할 수 있도록 더 조정 가능합니다.

가상 배경

또한 화상 회의 솔루션은 배경 테마를 사용하거나 배경을 블러 처리 또는 보유하고 있는 이미지를 업로드하여 배경화면을 변경할 수 있습니다. 가상 배경은 특히 배경이 덜 적합할 때, 참가자가 뒷배경이 아닌 발화자에게 집중할 수 있도록 할 때 유용합니다.

녹화 및 녹취

종종 모든 참가자가 설정한 회의 시간에 참석할 수 없을 때가 있습니다. 걱정하시 마세요! 화상 회의 소프트웨어는 쉽게 공유 가능한 MP4 포맷으로 회의를 녹화할 수 있으며 회의 후 검토를 위해 모든 참가자들에게 보낼 수 있는 자동 녹취를 제공합니다.

자막 기능 및 실시간 번역

자막 기능으로 듣기 어려운 장소의 참가자가 가상 회의를 잘 따라올 수 있도록 할 수 있습니다. 더 고급의 화상 회의 솔루션은 언어 장벽을 제거하여 전 세계 모두가 참석할 수 있는 실시간 번역을 포함합니다.

캘린더 통합

앞으로 더 많은 화상 회의가 예정되어 있으므로 구글 또는 Outlook과 같은 대중적인 캘린더 시스템과의 통합은 일정을 더 쉽게 관리하고 동료의 일정을 확인하는데 용이합니다. 캘린더에서 간단하게 새로운 회의에 초대하고 화상 회의 세부 내용을 클릭하여 추가하여 전송하세요. 캘린더를 종료하지 않고도 이 모든 것이 가능합니다.

설문조사 및 Q&A

투표 및 Q&A와 같은 상호작용 기능은 대규모 화상 회의라 할지라도 모든 청중의 참여를 독려하고 모두가 활발하게 참여할 수 있도록 돕습니다.

보안

회의에서 발생한 일은 회의에 남아 있어야 합니다. 화상 회의 플랫폼은 강력한 암호화 기능, 데이터 규정 준수 및 고급 개인 정보 설정을 제공하여, 데이터를 안전하게 보호하고 원하지 않는 'Video-Bombers(외부 침입자)’을 피할 수 있습니다.

AI 도우미

시중에 나와 있는 대다수의 정교한 화상 회의 솔루션은 회의를 더욱 생산성을 높일 수 있도록 돕는 AI 작동 기능을 제공합니다. 말하는 것만으로도 AI 회의 도우미는 필기를 하고 가장 중요한 부분을 식별하며 조치 항목을 추적할 수 있습니다.

오늘날 시중에는 많은 화상 회의 솔루션이 나와있습니다만 모두 동일하지는 않습니다. 올바른 솔루션은 사용하기 쉽고 영민하며 확장 가능해야 하고, 무엇보다도 안전해야 합니다. 여기 동종 최고의 벤더를 가려낼 때 고려해야 하는 몇가지 질문이 있습니다.

솔루션을 확장 할 수 있습니까?

하나의 비즈니스를 하든, 수천개의 비즈니스를 하든 함께 성장할 수 있는 솔루션이 필요합니다. 오늘의 니즈를 충족하고 내일의 잠재적인 니즈도 충족하도록 확장할 수 있는 것을 찾으세요.

Webex는 회의, 전화 또는 두 가지 모두 원하시더라도, 소규모 비즈니스에 알맞은 비용 효율 플랜 뿐만 아니라 시작을 위한 풍부한 무료 플랜 역시 준비되어 있습니다. 또한 성장에 맞춘 고객 맞춤형 엔터프라이즈 플랜도 제공해드립니다.

솔루션은 안전한가요?

보안은 화상 회의 솔루션의 핵심입니다. 공유 데이터를 거부하거나 보호할 회의 설정의 변경이 결코 사용자의 책임이 되어서는 안됩니다. 또한 사용자 데이터가 제 3자에게 판매되어서는 안됩니다. Webex는 이러한 신념을 굳게 믿으며 철저하게 플랫폼의 보안을 구축하여 사용자가 보호받고 있다는 사실을 안심할 수 있도록 합니다.

플랫폼은 믿을만한가요?

해피 아워 및 사회적 이벤트로 화상 회의를 사용하는 사용자는 아주 뛰어난 제품을 사용하실 필요는 없습니다. 하지만 대규모 비즈니스 회의 또는 고객 발표를 하는 경우 믿을 만한 솔루션을 선택해야 합니다. 그렇기 때문에 화상 회의 플랫폼의 성능 및 신뢰성이 아주 중요합니다.

Webex는 Cisco를 근간으로 구축하여 성능에 있어서 매우 믿음직한 선택이 될 것입니다. 또한 솔루션은 사무실, 자택 또는 밖에 나가서 작업하시더라도 어떤 네트워크 상에서도 고품질의 비디오와 오디오를 자동으로 최적화합니다.

사용자와 참가자에게 손쉬운 사용 경험을 제공할 수 있습니까?

단언컨대 손쉬운 사용법은 회상 회의 솔루션의 아주 매력적인 특징 중 하나입니다. 올바르게 사용한다면 기술이 아닌, 가까이서 대화하는 것에만 집중할 수 있는 감쪽같은 경험을 선사합니다!

Webex는 어떤 디바이스와도 간단하게 연결되는 깔끔하고 사용하기 쉬운 인터페이스로 고안되었습니다. 버튼 하나만 누르면 순식간에 사용자와 참가자가 회의를 시작하거나 회의에 참석할 수 있습니다. 그리고 AI 주도 산업 및 보이스 기능으로 필기 또는 회의 녹음을 위해 손가락도 들 필요가 없습니다.

운영 및 관리하기 쉬운가요?

지속적인 운영, 유지 관리 및 분석은 화상 회의 플랫폼의 필수적인 부분입니다. Webex는 한 곳에서 쉽게 관리하고 운영할 수 있는 솔루션으로 몇 분만에 아주 잘 작동시킬 수 있습니다.

벤더 평가

벤더 평가 시, 자택, 사무실 및 밖에서도 안정적인 연결을 원한다면 활용하고 있는 ‘충분히 괜찮은’ 화상 회의 솔루션만으로는 충분하지 않습니다.

회의 솔루션용 Gartner® Magic Quadrant™는 최고의 화상 회의 벤더를 조사할 때 확인할 수 있는 훌륭한 리소스입니다. 최근 Gartner는 회의 솔루션 리더로 Cisco를 15번째 지명했습니다.