Ahora es mucho más fácil organizar eventos virtuales.
¿Tiene que transformar su evento en persona a uno en formato virtual? Tenemos soluciones para todo tipo de eventos, desde aquellos pequeños que mantienen su pequeña empresa en funcionamiento hasta reuniones y conferencias a gran escala en toda la empresa.
¡Comencemos!
¿Necesita emplear la plataforma Webex? Comuníquese con un representante de ventas
Encuentre la solución adecuada
Un excelente evento nace de la elección de la plataforma ideal. Piense en cuántas personas necesita conectar, cómo participarán, el nivel de control que necesita, cuánta interacción desea y si quiere grabar y compartir la reproducción más tarde.
Si se trata de un evento con más de 5000 asistentes, póngase en contacto con el equipo de ventas o de socios de Cisco.
Si se trata de un evento con más de 5000 asistentes, póngase en contacto con el
equipo de ventas o de socios de Cisco
* Disponible con Webex Meetings desde el 13 de abril de
2020; se acopla a Webex Events próximamente
** Webex Meetings admite hasta 1000 asistentes. Para
disfrutar de la mejor experiencia, aconsejamos realizar eventos de tan solo 200 integrantes.
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Vbrick permite la asistencia de más de 3000 personas; sin embargo, la prueba gratuita está limitada
a un máximo de 5000.
† depende de la capacidad de la plataforma
Planifique para tener éxito
Al igual que un evento en persona, la planificación es un factor clave para tener éxito:
- Planifique su evento a una hora que convenga a todas las zonas horarias de los asistentes para aumentar su número.
- Elija si es necesario que las personas estén inscritas para asistir o no. La inscripción es de gran utilidad si se necesita hacer un seguimiento de quiénes asistirán a su evento antes de que comience, conocer el número de asistentes inscritos que se unieron y permite realizar un seguimiento fácil de las comunicaciones después de un evento.
- ¿Necesita realizar una presentación? Obtenga ayuda mediante la incorporación de un equipo de eventos que le ayude con la logística, mientras usted se concentra en la presentación de un excelente contenido.
- Disponga de un plan de comunicación, que incluya actividades como la promoción de su evento en páginas web, medios sociales y a través del correo electrónico.
- Póngase en contacto con los principales asistentes personalmente y envíe recordatorios antes del evento, incluso una hora antes, para que las personas se acuerden de unirse ese día.
La práctica hace al maestro
Planifique un ensayo
- Envíe una invitación al evento a todos los presentadores, panelistas y moderadores de preguntas y respuestas. Solicite que alguien entre como asistente para evaluar la experiencia.
- Conéctese de la misma manera, desde el mismo lugar y dispositivo que para el evento en vivo.
- Pruebe el audio de todos los asistentes. Para lograr la mejor calidad de audio, recomendamos usar auriculares con función de cancelación de ruido.
- Comparta vídeo en el ensayo para garantizar que los presentadores puedan ser vistos con claridad. Ajuste la iluminación si es necesario y quite de su fondo cualquier elemento innecesario que pueda distraer.
- Haga que todos los presentadores prueben el uso compartido de contenido y cualquier uso compartido de multimedia desde el mismo dispositivo que utilizarán en el evento en vivo, en el modo de presentación y asegúrese de que están usando los mismos dongles que usará ese día, si es necesario.
- Repase el contenido para determinar la duración, las transiciones y probar las características interactivas que utilizará.
- Cree, pruebe y guarde los sondeos para usarlos durante el evento en vivo.
Roles y responsabilidades
- El rol de organizador se asigna automáticamente a la persona que planificó el evento. Ellos, o un organizador asignado, iniciarán el evento, otorgarán privilegios a los asistentes o panelistas para la moderación de preguntas y respuestas cuando estén disponibles, iniciarán el audio, designarán presentadores, facilitarán los sondeos, gestionarán la grabación y finalizarán el evento. Únicamente el organizador necesita tener una cuenta de usuario.
- Asigne un MC o moderador para dar la bienvenida a los asistentes, presentar a los oradores, llevar un registro del tiempo, empezar la grabación y gestionar las características interactivas como los sondeos.
- Hable acerca de la logística y la etiqueta, como la identificación de quién controlará la presentación de las diapositivas, cómo y cuándo los presentadores se silenciarán o cancelarán su silencio, y cómo se manejarán las preguntas y respuestas.
- Si asigna roles, como la moderación de preguntas y respuestas, los panelistas y los presentadores, practique estas actividades específicas en su ensayo.
Día del evento
Antes de que comience a transmitir en vivo su presentación:
- Todos los panelistas y presentadores deben entrar entre 15 y 30 minutos antes para permitir que el organizador asigne los roles necesarios y pruebe su conexión ese día.
- Distribuya el contenido final antes de la llamada. De esta forma, los asistentes no se verán excluidos si no pueden visualizar el uso compartido de contenido durante la llamada o si necesitan entrar con solo audio debido a un imprevisto ancho de banda insuficiente.
- Consejo: Cree un grupo en línea, o un espacio en Webex Teams en el que los asistentes puedan entrar después de haberse inscrito. Allí, podrá publicar información antes y después del evento y seguir conectado después de este.
¡Empecemos!
- La mejor práctica es dar la bienvenida a los asistentes y permitir que pasen unos minutos para que las personas se unan. Anuncie el inicio de la llamada en cuenta regresiva de 3 minutos.
- Ponga ciertas condiciones para los asistentes como la etiqueta para silenciarse y las oportunidades que tendrán para interactuar y hacer preguntas, si las hubiere.
- Informe a su audiencia si o dónde compartirá su contenido y su grabación después del evento.
Después del evento
- Planifique permanecer en el evento virtual después de que haya concluido la hora programada para responder preguntas adicionales, guardar los paneles de chat, y las preguntas y respuestas para el seguimiento posterior a dicho evento.
- Publique enlaces a la grabación, contenido de referencia o compartido del evento, resultados de sondeos o próximos pasos dentro del espacio o lugar acordado antes del evento.
Cómo usar Webex Meetings
Webex Meetings ofrece una experiencia más casual e interactiva para los asistentes. Webex Meetings se ha concebido para la colaboración interactiva, en la que los asistentes y los presentadores tienen una capacidad similar para silenciarse y cancelar el silencio, y para compartir contenidos y mensajes durante la reunión. Por consiguiente, existen menos controles sobre la participación de los asistentes.
En caso de audiencias numerosas, a los presentadores les puede resultar difícil mantener un seguimiento de los asistentes que no están en silencio y que molestan a los demás. Si se trata de eventos grandes o formales en los que se quiere mantener el control del silencio y la cancelación del silencio, recomendamos analizar las diferencias entre Webex Meetings y Webex Events.
Mejores consejos
Antes de la reunión, familiarícese con los controles básicos del host. Cuando planifique la reunión, asegúrese de silenciar y de deshabilitar el tono al momento del ingreso.
Durante la reunión, recomendamos que se asigne un host para silenciar a los asistentes según sea necesario, gestionar el chat y recordarle que debe mantener la sesión dentro de los tiempos límite establecidos. No olvide grabar su reunión.
Después de la reunión, puede elegir guardar sus mensajes de chat. Es importante enviar la grabación a todos los asistentes e incluir una encuesta que utilice una herramienta independiente para conocer sus opiniones, si es necesario.
Cómo usar Webex Events
Webex Events aporta más controles, lo que le permite realizar eventos formales con confianza, y al mismo tiempo brinda una experiencia interactiva a los asistentes. Webex Events le permite planificar un programa. Esta característica le otorga más opciones para gestionar la inscripción, ya que agrupa eventos relacionados en torno a un proyecto específico, una serie de aprendizaje o un público. También puede personalizar el formulario de inscripción para que sea más sencillo de usar y más informativo. Si necesita medir el grado de eficacia de sus iniciativas de marketing del evento, cree identificadores de fuente para hacer un seguimiento de la procedencia de las inscripciones. Por último, si es necesario, puede configurar el comercio electrónico para que le permita cobrar por su evento a través de métodos de pago conocidos como PayPal.
Antes de su evento, familiarícese sobre cómo planificar un evento e infórmese sobre los aspectos básicos de Webex Events. Si fuese necesario, comparta enlaces útiles para que los asistentes individualicen sus expectativas, sepan cómo inscribirse y entrar a un evento. Recomendamos compartir información sobre cómo entrar a través de la aplicación de escritorio para lograr la mejor experiencia.
Durante el evento, inicie una sesión de práctica para que los asistentes que entren antes no lo escuchen cuando se prepara para comenzar la transmisión en vivo, siga las mejores prácticas que se detallaron arriba y no olvide grabar su evento. Recomendamos usar las características interactivas que ofrece Webex Events, como las preguntas y respuestas, y los sondeos para atraer la atención de los asistentes.
Distribuya encuestas después del evento y analice los resultados recibidos, envíe correos electrónicos que indiquen su agradecimiento por la asistencia y, a quienes no hayan podido participar del evento, hagales saber que se los echó de menos y proveales un enlace a la grabación, haga un seguimiento de las fuentes principales, elabore informes sobre las estadísticas de los eventos en vivo y grabados.
Cómo usar Webex Meetings junto con Vbrick
Webex Meetings y Vbrick le permiten transmitir en vivo su evento a públicos numerosos a nivel global. Es una fabulosa solución para eventos de gran envergadura; desde reuniones de todo tipo o de toda la empresa, hasta anuncios importantes. Para obtener la mejor experiencia, organice las transmisiones desde uno o más terminales de vídeo compatibles con Webex.
Luego del evento, Vbrick le permite compartir una grabación interactiva. Como host del evento, puede controlar el acceso a la grabación, editar el vídeo en línea, utilizar los servicios de transcripción de voz a texto y hacer que el contenido caduque automáticamente. Vbrick también ofrece características interactivas al reproducir la grabación, como la posibilidad de buscar a través del discurso, mientras que provee una eficiente reproducción de vídeo y almacenamiento en caché.
Antes de su evento asegúrese de que el administrador del sitio habilite la transmisión de sus reuniones.
No olvide iniciar la transmisión durante el evento.
Luego de este, su transmisión estará disponible automáticamente como una grabación en su cuenta de Vbrick Rev. Se le recomienda configurar su vídeo guardado en ese momento.
Cómo usar Webex Meetings con transmisión a través de Facebook
Webex Meetings con transmisión a través de Facebook Live le permite ampliar el alcance de su evento a su comunidad de redes sociales, desde su aplicación Webex Meetings. Todas las transmisiones incluyen audio, vídeo y contenido que se comparte mientras la reunión está activa.
Antes del evento, compruebe que el administrador de su sitio haya habilitado la transmisión de sus reuniones a través de Facebook Live.
Durante el evento, comience a transmitir en su cuenta de Facebook y comparta en su calendario. Encargue a alguien que supervise las interacciones en vivo en su fuente de noticias.
Después del evento, su transmisión estará disponible automáticamente como una grabación en su calendario de Facebook. Según su configuración de Facebook, las personas que visualicen su transmisión pueden responder a ella mediante los botones Reaccionar y Comentar. Estas personas también pueden mostrar su reunión a otros usuarios de Facebook a través del botón Compartir.
Recursos adicionales
¿Quiere hablar con un experto? Únase a un equipo profesional de instructores en vivo para tomar una clase en directo sobre cómo organizar el evento perfecto.
¿Necesita ayuda? Deje que nuestros productores certificados de Webex mejoren su evento o seminario web. Nuestro equipo de asistencia de Webex se encargará de la logística de su evento de principio a fin. De modo que puede estar seguro de que su evento saldrá perfecto, y podrá mantenerse concentrado en el contenido y la presentación.