Las videoconferencias, antes reservadas para las grandes empresas internacionales, han ganado en popularidad para ayudar a particulares y negocios de todos los tamaños a mantenerse conectados. Con una fuerza laboral cada vez más remota o híbrida, no es de extrañar que cada vez más personas confíen en esta tecnología para impulsar la colaboración, establecer mejores relaciones y mejorar la productividad.

De hecho, un estudio reciente de Dimensional Research reveló que el 57 % de los encuestados espera estar en la oficina menos de diez días al mes. Además, el 98 % cree que las futuras reuniones incluirán participantes remotos, lo que significa que, tanto si está en la oficina como si no, probablemente necesitará una solución de videoconferencia.

Teniendo en cuenta lo que sabemos hoy en día y hacia dónde se dirige el futuro del trabajo, es seguro decir que la videoconferencia está aquí para quedarse. Profundicemos y aprendamos más sobre qué es, cómo funciona y cómo encontrar la mejor solución para su negocio.

Las videoconferencias —a veces denominadas reuniones de vídeo, reuniones virtuales o conferencias web— son una forma de reunir a dos o más personas en un entorno virtual mediante vídeo y audio en directo. Los participantes se conectan mediante un software de videoconferencia a través de la web, la computadora de escritorio, un dispositivo móvil o un sistema de vídeo para reproducir la sensación de estar en la misma sala.

La videoconferencia es una forma atractiva y muy rentable de reunirse con colegas, clientes, partners o incluso amigos que se encuentran dispersos en diversas ubicaciones. Elimina la necesidad de viajar y posibilita ver a alguien cara a cara. También ofrece la interactividad necesaria para apoyar la colaboración virtual con características como el uso compartido de pantalla, la pizarra blanca digital, el chat en equipo, etc.

La videoconferencia conecta virtualmente a varias personas mediante vídeo y audio a través de una red IP. Los componentes clave de la videoconferencia están al alcance de la mayoría, lo que la convierte en una opción popular y viable tanto para particulares como para negocios. Estos componentes incluyen los siguientes:

• Conexión a Internet: se recomienda tener una conexión a Internet estable, segura y rápida para obtener una calidad de vídeo y audio óptima.
• Plataforma para videoconferencias: el uso de un software con muchas características ofrecerá la mejor experiencia de reunión en línea. La buena noticia es que hay muchas opciones de software de videoconferencia gratuito, así como una variedad de planes para negocios de todos los tamaños.
• Computadora o dispositivo: el software de videoconferencia funciona en computadoras de escritorio, portátiles, dispositivos móviles y sistemas de video, lo que le brinda muchas opciones para organizar una reunión virtual o entrar a ella.
• Cámara de vídeo: aunque suelen estar integradas en el dispositivo que elija, como una computadora portátil o un dispositivo móvil, también se pueden utilizar cámaras web o sistemas de vídeo independientes para crear una experiencia optimizada en ese aspecto en cualquier espacio.
• Altavoces o sistema telefónico: para conectar el audio a su videoconferencia, tendrá que emplear el altavoz integrado de su dispositivo mediante el protocolo de voz sobre Internet (VoIP) o a través de una conexión telefónica mediante un teléfono móvil o un sistema telefónico. También recomendamos ampliamente el uso de auriculares para evitar los ruidos de fondo.

La historia de los sistemas de videoconferencia comienza a principios del siglo XX, cuando las investigaciones relacionadas con tecnologías como la televisión y la radio llevaron a los proveedores a explorar la posibilidad de agregar transmisiones de vídeo en directo a estas formas de comunicación. Sin embargo, las soluciones de videoconferencia desarrolladas antes de los años 90 eran poco prácticas, ya que solo podían funcionar con un alto costo y con bajas tasas de fotogramas que producían una calidad de imagen poco realista.

Con el surgimiento del conjunto de protocolos de Internet (IP) en los años 90, la videoconferencia se hizo finalmente viable. Los participantes podían chatear en tiempo real utilizando una PC conectada a Internet, lo que añadía una dimensión adicional a sus interacciones en línea.

Desde entonces, las continuas mejoras en la conectividad a Internet han permitido mejorar la calidad del vídeo, incluida la compatibilidad con la alta definición (1920x1080 píxeles) y las pantallas de mayor tamaño. Para conectarse a una videoconferencia se pueden utilizar computadoras portátiles, computadoras de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas y sistemas de vídeo dedicados.

Las videoconferencias, que antes eran utilizadas principalmente por las grandes empresas para mantener conectados a sus empleados en todo el mundo, se hicieron mucho más omnipresentes tras la pandemia de 2020, que provocó un aumento del trabajo remoto. Aunque algunas personas empiezan a regresar a la oficina, muchas otras trabajan de forma totalmente remota o adoptan un enfoque de trabajo híbrido, dividiendo sus horas de trabajo entre el hogar y la oficina. Por esta razón, el software de videoconferencia sigue siendo ampliamente utilizado por empresas de todos los tamaños y en todos los sectores, como la educación, la atención médica, las finanzas e incluso los deportes.

Por lo general, las videoconferencias se utilizan para mantener a los equipos virtuales y remotos conectados. Una reunión virtual es el foro perfecto para un debate interno, una colaboración en equipo, una presentación orientada al cliente, una demostración de ventas y mucho más. Desde la pandemia mundial, la videoconferencia también se utiliza para eventos personales y sociales, como horas felices virtuales, fiestas de bienvenida de bebés e incluso para traer invitados lejanos a las bodas.

Veamos algunos de los casos de uso más comunes de las videoconferencias.

Reuniones individuales o en equipo

La comunicación frecuente con los equipos ahora es más importante que nunca. Si bien los entornos de oficina tradicionales permiten reuniones más improvisadas con los miembros del equipo, los equipos remotos pueden comenzar a sentirse desconectados sin una interacción regular con sus colegas y gerentes. A menudo, las videoconferencias se usan para organizar reuniones de equipo semanales o individuales y son una excelente manera de mantenerse conectado mientras se comparten actualizaciones importantes de la empresa o iniciativas comerciales.

Entrevistas de trabajo

Las señales no verbales son una parte importante del proceso de entrevista, ya que los gerentes de contratación evalúan las habilidades interpersonales y la adecuación cultural de un candidato. Sin embargo, las entrevistas se realizan cada vez más de forma virtual y no en la oficina. Las videoconferencias son una excelente manera de mantener la capacidad de reunirse cara a cara en un entorno real. También elimina la necesidad de desplazarse a la entrevista, lo que facilita la planificación tanto para el equipo de contratación como para el candidato.

Demostraciones de ventas

Se acabaron los días en los que desplazarse a las instalaciones de un cliente era la única forma de llegar a sus clientes potenciales. La videoconferencia es una forma más eficiente —y a menudo más eficaz— de realizar presentaciones y demostraciones de ventas. Gracias a las características avanzadas de uso compartido de la pantalla, puede compartir fácilmente el contenido de la presentación o una demostración en directo de su producto, lo que ofrece a todos los asistentes a la reunión un asiento en primera fila.

Capacitaciones en línea

En lugar de tener que viajar —o peor aún, grabar previamente una sesión—, la videoconferencia es una forma eficaz de organizar capacitaciones internas y externas que reúnen a grandes grupos en tiempo real. Las características interactivas permiten al público hacer preguntas, responder a encuestas y participar activamente en los debates, lo que da lugar a una capacitación más eficaz.

Reuniones con proveedores

La comunicación regular con los partners y proveedores externos es fundamental para la gestión de proyectos y operaciones en toda la empresa. Sin embargo, la colaboración entre participantes internos y externos fuera de su firewall agrega un nivel adicional de seguridad. Las plataformas de videoconferencia son especialmente útiles para este tipo de comunicaciones entre proveedores, ya que equilibran la funcionalidad y la fiabilidad con una seguridad y un cifrado sólidos.

Durante la pandemia y el cambio repentino al trabajo remoto, las videoconferencias se convirtieron en una necesidad, pero ahora las empresas están empezando a reconocer el valor a largo plazo que proporciona. Esto incluye la reducción de los costos de inmuebles y viajes, el aumento de la productividad de la fuerza laboral y la mejora de la satisfacción de los empleados.

No solo las empresas se benefician de las videoconferencias, sino también los empleados. Con una mayor flexibilidad de horarios, una reducción de los tiempos de desplazamiento y una mejora general del equilibrio entre la vida laboral y personal, no es de extrañar que los empleados empiecen a esperar estas opciones de sus empleadores.

Un estudio realizado por Dimensional Research reveló lo siguiente:

• El 99% de los encuestados afirma que el trabajo remoto tiene ventajas.
• El 57% se plantearía dejar su empresa actual si se viera obligado a regresar por completo a la oficina.
• El 47% cree que el trabajo remoto aumentó su productividad laboral.

Si a esto añadimos que el 57% espera estar en la oficina menos de diez días al mes, queda claro por qué las videoconferencias serán necesarias para garantizar la productividad, la motivación y la retención de los empleados.

Reducir los costos operativos

Al reducir drásticamente la necesidad de viajar para las reuniones o las visitas a los clientes, la videoconferencia ha permitido a las empresas conseguir un gran ahorro de costos.

Además, con el aumento de los modelos de trabajo remotos o híbridos que permiten las herramientas de colaboración, ha disminuido la necesidad de contar con grandes sedes u oficinas satélite. La reducción o consolidación de oficinas es otra fuente importante de ahorro de costos operativos para las empresas.

Desarrollar relaciones más sólidas

El vídeo es una herramienta de gran alcance y eficaz para derribar las barreras físicas entre equipos remotos y establecer relaciones más sólidas con los colegas. Las personas que activan el vídeo como parte de sus reuniones en línea informaron obtener importantes beneficios. Tienen 2,4 veces más probabilidades de decir que es más fácil colaborar con sus compañeros y 2,6 veces más probabilidades de decir que experimentaron una mayor empatía por parte de sus colegas. Cuando se trata de la colaboración eficaz del equipo en una reunión virtual, las conclusiones de la investigación son definitivas: active su vídeo.

Incluya a cualquier persona, en cualquier lugar

Quizá una de las ventajas más interesantes de la videoconferencia es la posibilidad de llegar a más rincones del planeta en tiempo real. No solo puede ampliar su visibilidad ante clientes actuales y clientes potenciales en nuevas regiones, sino que también puede reunir fácilmente a sus equipos globales.

Las características como la traducción en tiempo real, por ejemplo, ofrecen la posibilidad de que personas de cualquier ubicación o idioma participen activamente en las reuniones virtuales.

El software de videoconferencia se ha vuelto cada vez más sofisticado a lo largo de los años y ofrece funciones que crean una experiencia que, a menudo, es mejor que estar en la misma sala. Exploremos algunas de las características básicas de la videoconferencia, así como las características más avanzadas que ayudan a llevar la colaboración al siguiente nivel.

Vídeo y audio de alta definición

El vídeo de alta calidad y las conexiones de audio nítidas son fundamentales para tener una experiencia excelente en las reuniones en línea. Entre las características avanzadas se incluye la capacidad de optimizar de manera automática la calidad de vídeo y audio, incluso desde redes deficientes, para que todos puedan participar plenamente.

Uso compartido de pantalla

El contenido dinámico y el uso compartido de la pantalla del escritorio ayudan a mantener a todos en la misma sintonía. Es ideal para realizar presentaciones, sesiones de intercambio de ideas o coedición en tiempo real. Las características de uso compartido de la pantalla pueden incluso superponer su flujo de vídeo en su presentación, de modo que su audiencia pueda ver fácilmente tanto a usted como su contenido al mismo tiempo.

Eliminación del ruido de fondo

Con tanta gente trabajando desde el hogar o en lugares ruidosos como cafeterías o aeropuertos, la eliminación del ruido es fundamental para deshacerse de todos esos sonidos de fondo que distraen. Las soluciones de videoconferencia más avanzadas también le dan más control, lo que le permite optimizar la claridad de su voz solamente o de varias voces, en caso de que esté en la sala con otros participantes en la reunión.

Fondos virtuales

Las soluciones de videoconferencia también le permiten cambiar el fondo, ya sea con los temas disponibles, difuminando el fondo o cargando su propia imagen. Un fondo virtual es muy útil cuando su fondo no es el ideal, y garantiza que los participantes en la reunión se centren en usted y no en lo que hay detrás de usted.

Grabaciones y transcripciones

A menudo, es posible que no todos los participantes estén disponibles para entrar a la hora de la reunión que usted fijó. ¡No se preocupe! El software de videoconferencia le permite grabar sus reuniones en un formato MP4 fácil de compartir y proporciona transcripciones automáticas que pueden enviarse a todos los participantes para que las revisen después de la reunión.

Subtítulos y traducciones en tiempo real

Con los subtítulos, cualquier persona que se encuentre en un lugar en el que le resulte difícil oír puede seguirlo en una reunión virtual. Las soluciones de videoconferencia más avanzadas también incluyen traducciones en tiempo real que eliminan las barreras lingüísticas y permiten la participación de todo el mundo.

Integraciones de calendario

Muchas videoconferencias se planifican con antelación, por lo que las integraciones con sistemas de calendario populares, como Google o Outlook, facilitan el mantenimiento de su planificación y la visualización de la de sus colegas. Solo tiene que crear una nueva invitación de reunión en su calendario, hacer clic para agregar los detalles de la videoconferencia y enviarla. Todo se puede hacer sin salir de su calendario.

Sondeos y preguntas y respuestas

Las características interactivas, como los sondeos y las preguntas y respuestas, fomentan el compromiso total de la audiencia y permiten que todos participen activamente, incluso en las videoconferencias más grandes.

Seguridad

Lo que ocurre en la reunión debe permanecer en ella. Las plataformas de videoconferencia deben ofrecer un cifrado sólido, el cumplimiento de los datos y una configuración de privacidad avanzada para que pueda mantener sus datos seguros y evitar que aparezcan personas no deseadas.

Asistente de IA

Las soluciones de videoconferencia más sofisticadas del mercado ofrecen características potenciadas por la IA que ayudan a que sus reuniones sean más productivas. Con solo su voz, puede hacer que un asistente de reuniones de IA tome notas, identifique los puntos clave y haga un seguimiento de los elementos de acción.

Hay muchas soluciones de videoconferencia en el mercado, pero no todas son iguales. La solución adecuada debe ser fácil de usar, inteligente, escalable y, sobre todo, segura. Aquí hay algunas preguntas que debe tener en cuenta para identificar al mejor proveedor de su clase.

¿Se puede escalar la solución?

No importa si su negocio emplea a una sola persona o miles, necesita una solución que pueda crecer con usted. Encuentre una que pueda satisfacer sus necesidades actuales y escalar para satisfacer sus necesidades potenciales en el futuro.

Webex dispone de planes rentables para su pequeña empresa —ya sea que necesite reuniones, llamadas o una combinación de ambas— así como un interesante plan gratuito para empezar. También ofrecemos planes para empresas más personalizados y adaptados a su crecimiento.

¿La solución es segura?

La seguridad debe estar en el centro de su solución de videoconferencia. Nunca debe ser su responsabilidad optar por no compartir datos o cambiar la configuración de las reuniones para estar protegido. Tampoco se venderán nunca sus datos de usuario a terceros. En Webex, creemos firmemente en estos principios y creamos seguridad en la plataforma desde cero para que pueda estar tranquilo sabiendo que está protegido.

¿Qué tan fiable es la plataforma?

La solución de videoconferencia que utiliza para las horas felices y los eventos sociales no tiene que ser necesariamente de primera categoría. Sin embargo, si tiene una reunión grande de negocios o una presentación a un cliente, debe elegir una solución en la que pueda confiar. Por eso el rendimiento y la fiabilidad de su plataforma de videoconferencia son tan importantes.

Webex se basa en la red troncal de Cisco, lo que lo convierte en una opción muy fiable en lo que respecta al rendimiento. La solución también optimiza automáticamente el vídeo y el audio de alta calidad en cualquier red, tanto si trabaja en la oficina como en el hogar o sobre la marcha.

¿Ofrece una experiencia fácil de usar para usted y sus asistentes?

La facilidad de uso es, sin duda, una de las cualidades más atractivas de una solución de videoconferencia. Si se hace bien, la experiencia es perfecta y permite centrarse en la conversación, no en la tecnología.

Webex está diseñado con una interfaz clara y fácil de usar que facilita la colaboración a través de cualquier dispositivo. Con solo pulsar un botón, usted y sus asistentes pueden iniciar una reunión, o entrar a ella, en segundos. Además, gracias a las características de voz e inteligencia artificial líderes en el sector, no tendrá que mover ni un dedo para tomar notas de la reunión o grabarla.

¿Es fácil de administrar y gestionar?

La administración, la gestión y el análisis continuos son una parte necesaria de su plataforma de videoconferencia. Con Webex, puede ponerse en marcha en minutos, con una solución que es fácil de gestionar y administrar en un solo lugar.

Evaluación de los proveedores

A la hora de evaluar a los proveedores, utilizar las soluciones de reuniones virtuales que son “suficientemente buenas” no alcanza cuando se necesita estar conectado de forma segura en el hogar, en la oficina y sobre la marcha.

El Magic Quadrant™ de Gartner® para soluciones de reuniones es un recurso excelente que se puede consultar al investigar los principales proveedores de videoconferencias. Gartner nombró recientemente a Cisco líder en soluciones para reuniones por decimoquinta vez.