Antes reservada para empresas globais maiores, a videoconferência explodiu em popularidade desde então, ajudando pessoas e empresas de todos os tamanhos a ficarem conectados. Com uma crescente força de trabalho remota ou híbrida, não é de se espantar que mais e mais pessoas e empresas estejam recorrendo a esta tecnologia para promover colaboração, construir melhores relacionamentos e aumentar a produtividade.

Na verdade, um estudo recente realizado pela Dimensional Research descobriu que 57% dos entrevistados esperavam estar no escritório menos de dez dias ao mês. E 98% acreditam que reuniões futuras incluirão participantes remotos — o que significa que, mesmo estando no escritório, você provavelmente vai precisar de uma solução de videoconferência.

Considerando o que sabemos hoje e em que direção o futuro do trabalho aponta, dá para dizer que a videoconferência veio para ficar. Vamos nos aprofundarmo-nos e aprender mais sobre o que é, como funciona e como encontrar a melhor solução para seu negócio.

A videoconferência — às vezes chamada de reunião por vídeo, reunião virtual ou web conferência — é uma forma de reunir duas ou mais pessoas em um ambiente virtual por meio de vídeo e áudio ao vivo. Os participantes conectam-se utilizando um software de videoconferência em toda a web, no desktop, em celulares ou em um sistema de vídeo para replicar a sensação de estar na mesma sala.

Ela é uma estratégia atraente e altamente econômica para reunir-se com colegas, clientes, parceiros ou mesmo amigos que estão espalhados em muitos locais. Além disso, elimina a necessidade de viagens e, ao mesmo tempo, mantém a possibilidade de ver alguém pessoalmente, oferecendo a interatividade necessária para suportar a colaboração virtual, com recursos como compartilhamento de tela, quadro de comunicações virtual, bate-papo com a equipe e mais.

A videoconferência conecta muitas pessoas virtualmente por meio de vídeo e áudio utilizando uma rede IP. Os principais componentes da videoconferência estão facilmente disponíveis para a maioria, o que a torna uma opção popular e viável tanto para pessoas físicasindivíduos quanto para empresas. Esses componentes incluem:

• Conexão de Internet: ter uma conexão de Internet confiável, segura e rápida é fundamental para se ter a melhor qualidade de vídeo e áudio.
• Plataforma de videoconferência: a utilização de software rico em recursos vai fornecer a melhor experiência de reuniões on-line. A boa notícia é que há muitas opções de software de videoconferência gratuito, bem como uma gama de planos para negócios de todos os tamanhos.
• Computador ou dispositivo: o software de videoconferência opera em vários desktops, notebooks, dispositivos móveis e sistemas de vídeo, oferecendo muitas opções para participar ou organizar uma reunião virtual.
• Câmera de vídeo: se por um lado eles estão normalmente embutidos em seu dispositivo preferencial, como, por exemplo, um notebook ou dispositivo móvel, webcams ou sistemas de vídeo autônomos também podem ser utilizados para criar uma experiência ideal de vídeo em qualquer espaço.
• Sistema de alto-falantes ou telefônico: para conectar o áudio à sua videoconferência, você vai precisar aperfeiçoar o alto-falante embutido no seu dispositivo, utilizando Voice over Internet Protocol (VoIP) ou por meio de uma conexão discada através de um telefone celular ou sistema telefônico. Também são bastante recomendados fones de ouvido para restringir barulhos de fundo.

A história dos sistemas de videoconferência começa no início do séc. XX, quando pesquisas relacionadas a tecnologias, como televisão e rádio, inspiraram os fabricantes a explorar a possibilidade de adicionar feeds de vídeo ao vivo nessas formas de comunicação. No entanto, as soluções de videoconferência desenvolvidas antes da década de 1990 eram impraticáveis, pois podiam ser operadas apenas com alto custo e baixos framerates que produziam uma qualidade de imagem pouco realista.

Com o aparecimento do conjunto de Internet Protocol (IP) na década de 1990, a videoconferência finalmente ficou viável. Os participantes podiam conversarbate-papo em tempo real utilizando um PC conectado à Internet, adicionado uma dimensão extra e suas outras interações on-line.

Desde então, melhorias contínuas na conectividade da Internet permitiram vídeos com melhor qualidade, inclusive suporte a HD (1920x1080 pixels) e exibições de alta resolução. Notebooks, desktops, smartphones, tablets sistemas de vídeo dedicados; todos podem ser utilizados para conectar-se a uma videoconferência.

Se antes, a videoconferência era utilizada principalmente para conectar funcionários ao redor do mundo, hoje ela se tornou muito mais onipresente após a pandemia de 2020, que causou um aumento do trabalho remoto. Mesmo com algumas pessoas começando a retornar aos seus escritórios, muitas outras trabalham agora completamente de maneira remotamente ou estão com uma estratégia híbrida de trabalho, dividindo suas jornadas de trabalho entre casa e escritório. Por isso, softwares de videoconferência ainda sãoé amplamente usados por empresas de todos os tamanhos e em todas as indústriasos setores, inclusive educação, assistência médica, finanças — e até mesmo esportes.

A videoconferência é frequentemente usada para manter equipes virtuais e remotas conectadas. Uma reunião on-line é o local perfeito para uma discussão interna, uma colaboração em equipe, uma apresentação para o cliente, uma demonstração de vendas e muito mais. Desde a pandemia global, a videoconferência também tem sido usada para eventos pessoais e sociais, como happy hours virtuais, chás de bebê e até para fazer com que convidados em locais distantes participassem de casamentos.

Vamos explorar alguns dos casos de uso de videoconferência mais comuns.

Reuniões individuais ou de equipe

A comunicação frequente com equipes é mais essencial agora do que nunca. Enquanto ambientes de escritórios tradicionais permitem que reuniões sejam marcadas mais em cima da hora com membros da equipe, equipes remotas podem começar a sentir-se desconectados sem uma interação regular com seus colegas e gerentes. A videoconferência é frequentemente usada para organizar reuniões semanais de equipes ou individuais e é uma excelente forma de manter-se conectado e, ao mesmo tempo, compartilhar importantes atualizações da empresa ou sobre iniciativas de negócios.

Entrevistas de emprego

Sinais não verbais são parte importante do processo de entrevista, Jjá que os gerentes de contratação avaliam habilidades interpessoais e a adequação cultural do candidato. Porém, as entrevistas têm cada vez mais sido realizadas de forma virtual em vez de no escritório. Videoconferência é uma excelente maneira de manter a capacidade de encontrar pessoalmente em um ambiente ao vivo. Também elimina a necessidade de viajar para fazer a entrevista, o que faz com que o programa de agendamento seja muito mais fácil tanto para a equipe de contratação quanto para o candidato.

Demonstrações de vendas

Foi-se o tempo em que viajar até o local onde estava um cliente era a única forma de encontrar seus cliente potenciais. Videoconferência é uma forma mais eficiente — e muitas vezes, mais efetiva — de realizar apresentações e demonstrações de vendas. Com recursos poderosos de compartilhamento de tela, é fácil compartilhar conteúdos de apresentações ou uma demonstração ao vivo do seu produto, e todos os que estiverem na reunião podem assistir de camarote.

Treinamento on-line

Em vez precisar viajar — ou pior, de fazer uma pré-gravação da sessão — a videoconferência é uma maneira efetiva de organizar treinamentos internos e externos, que juntam grandes grupos em tempo real. Recursos interativos permitem que o público faça perguntas, responda a sondagens e ativamente participe de discussões, o que resulta em um treinamento mais eficaz.

Reuniões de fornecedores

Uma comunicação regular com parceiros externos e fornecedores é essencial para a gestão de projetos e operações por toda a empresa. No entanto, a colaboração entre participantes internos e externos fora de seu firewall realmente acrescenta uma camada extra de segurança. Plataformas de videoconferência são especialmente úteis para esses tipos de comunicações com fornecedores, pois equilibram função e confiabilidade com segurança e criptografia robustas.

Durante a pandemia e com a mudança súbita para o trabalho remoto, videoconferência tornou-se uma necessidade, mas agora as empresas estão começando a perceber o valor que ela fornece no longo prazo. Isso inclui a redução de custos imobiliários e de viagem, aumento na produtividade da força de trabalho e melhoras na satisfação dos clientes.

Não só as empresas colhem os benefícios da videoconferência, mas também seus funcionários. Com maior flexibilidade em seus horários, redução do tempo de deslocamento e melhorias gerais em seu equilíbrio trabalho/vida, não é de estranhar que os funcionários estejam começando a esperar essas opções de seus empregadores.

Um estudo realizado pela Dimensional Research descobriu o seguinte:

• 99% relataram benefícios de trabalhar remotamente
• 57% considerariam largar seu empregador atual se fossem forçados a retornar completamente ao trabalho no escritório
• 47% acreditam que o trabalho remoto aumentou sua produtividade no trabalho

Combine isso com a descoberta de que 57% esperam ter que estar menos que dez dias no escritório por mês, e fica claro por que videoconferência será necessária para garantir a produtividade, motivação e retenção de funcionários.

Reduza custos operacionais

Ao reduzir drasticamente a necessidade de deslocamento para reuniões ou visitas a clientes, a videoconferência permitiu que as empresas realizem grandes reduções de custos.

Além disso, com o crescimento de modelos de trabalho remoto ou híbrido, possibilitados por ferramentas de colaboração, a necessidade de grandes terrenos para matrizes ou escritórios satélites diminuiu. A redução ou consolidação de escritórios é outra fonte significativa de redução de custos operacionais para as empresas.

Crie relações mais sólidas

O vídeo é uma ferramente poderosa e eficiente para derrubar barreiras físicas entre equipes remotas e para criar relações mais sólidas com os colegas. As pessoas que ligam seus vídeos como parte de suas reuniões on-line têm relatado benefícios significativos. Elas têm uma probabilidade 2,4 vezes maior de dizer que é mais fácil colaborar com seus colegas e probabilidade 2,6 vezes maior de afirmar que perceberam uma maior empatia dos colegas. Quando se trata de colaboração em equipe efetiva em uma reunião virtual, a pesquisa é clara: ligue seu vídeo.

Inclua qualquer pessoa, em qualquer lugar

Talvez um dos benefícios mais interessantes da videoconferência seja a capacidade de alcançar mais cantos do planeta em tempo real. Não só você pode expandir sua visibilidade para clientes e clientes potenciais em novas regiões, mas você pode também juntar suas equipes globais facilmente.

Recursos como tradução em tempo real, por exemplo, oferecem a oportunidade de as pessoas em qualquer geografia ou de qualquer idioma participarem ativamente de reuniões virtuais.

O software de videoconferência tem se tornado cada vez mais sofisticado ao longo dos anos com funcionalidade que cria uma experiência frequentemente melhor que estar na mesma sala. Vamos explorar alguns dos recursos básicos de videoconferência, assim como os recursos mais avançados, que ajudam a levar sua colaboração a outro patamar.

Vídeo e áudio em HD

Conexões de vídeos de alta qualidade e áudios de alta definição são fundamentais para se ter uma experiência perfeita de reuniões on-line. Recursos avançados incluem a capacidade de otimizar a qualidade de vídeo e áudio automaticamente, mesmo com redes fracas, de forma que todos podem participar plenamente.

Compartilhamento de tela

O compartilhamento de conteúdo rico e de tela de desktop ajudam a manter todos falando a mesma língua. É fantástico para realizar apresentações, sessões de brainstorming ou co-edição em tempo real. Recursos imersivos de compartilhamento de tela podem inclusive sobrepor seu stream de vídeo sobre sua apresentação e, dessa forma, seu público pode facilmente ver tanto você quanto seu conteúdo simultaneamente.

Remoção do ruído de fundo

Com tantas pessoas trabalhando de casa ou em locais barulhentos, como cafeterias ou aeroportos, a remoção de ruídos é essencial para livrar-se de todos aqueles sons de fundo perturbadores. As soluções mais avançadas em videoconferência também lhe dão maior controle, permitindo que você~e otimize a claridade da sua voz apenas, ou de muitas vozes, caso você esteja em uma sala com outros participantes da reunião.

Planos de fundo virtuais

A soluções de videoconferência também dão a você o controle para alterar seu plano de fundo, seja com temas de planos de fundo disponíveis, ao desfocar seu plano de fundo ou ao fazer upload da sua própria imagem. Um plano de fundo virtual é especialmente útil quando seu plano de fundo não for favorável e garante que o foco dos participantes da reunião fique em você—e não no que estiver atrás de você.

Gravação e transcrição

Muitas vezes, nem todos os participantes podem estar disponíveis para juntar-se a uma reunião em um horário que você definiu. Não se preocupe! O software de videoconferência permite que você grave suas reuniões em formato MP4 de fácil compartilhamento e fornece transcrições automáticas que podem ser enviadas a todos os participantes para que estes as revisem após a reunião.

Legendas e traduções em tempo real

Com legendas, qualquer pessoa em um local com dificuldade para ouvir ainda pode acompanhar a reunião virtual. Soluções mais avançadas de videoconferência também incluem traduções em tempo real que removem barreiras de idiomas e permitem que todos ao redor do mundo participem.

Integração com calendário

Muitas videoconferências são marcadas com antecedência e, assim, integrações com sistemas de calendários populares, como Google ou Outlook, facilitam o cumprimento da programação e a visualização da programação de seus colegas. Basta criar um novo convite para uma reunião em seu calendário, clicar para inserir os detalhes de sua videoconferência e enviar. Tudo isso pode ser feito sem sair do calendário.

Sondagem e perguntas e respostas

Recursos interativos como sondagem e perguntas e respostas estimulam um envolvimento completo do público e permitem que todos participem ativamente, mesmo em videoconferência maiores.

Segurança

O que acontecer em sua reunião não sai dali. Plataformas de videoconferência: devem fornecer criptografia forte, conformidade de dados e configurações de privacidade avançadas—para que você possa manter seus dados seguros e evitar “video-bombers” indesejados.

Assistente IA

As soluções mais sofisticadas de videoconferência do mercado oferecem recursos movidos a IA que ajudam a tornar suas reuniões mais produtivas. Com apenas sua voz, você pode fazer o assistente IA tomar notas, identificar os principais realces e acompanhar itens de ações.

Há muitas soluções de videoconferência no mercado hoje, mas nem todas são iguais. A solução certa deve ser fácil de usar, inteligente, dimensionável e, sobretudo, segura. Abaixo seguem algumas questões a considerar ao identificar um fornecedor de ponta.

A solução é dimensionável?

Quer você tenha uma microempresa ou uma rede de negócios, você precisa de uma solução que possa crescer com você. Encontre aquele que pode suprir suas necessidades atuais e dimensionar para atender às suas possíveis necessidades de amanhã.

O Webex tem planos econômicos para suas pequenas empresas, quer você precise de reuniões, chamadas ou uma combinação de ambos, bem como um plano completo gratuito para começar. Também oferecemos planos empresariais mais personalizados, feitos sob medida para acompanhar seu crescimento.

A solução é segura?

Segurança deve ser o cerne da sua solução em videoconferência. Você nunca deve enfrentar a responsabilidade de deixar de compartilhar dados ou alterar configurações de reuniões para estar protegido. E nem seus dados de usuário não devem nunca ser vendidos a terceiros. Na Webex, acreditamos firmemente nesses princípios e desenvolvemos segurança dentro da plataforma a partir do zero. Assim, pode ficar tranquilo sabendo que você está protegido.

Qual é o nível de confiabilidade da plataforma?

A solução de videoconferência que você usa para seus eventos de happy hour e sociais não precisa necessariamente ser de ponta. Porém, se você tiver uma grande reunião de negócios ou uma apresentação para clientes, é preciso escolher uma solução confiável. É por isso que o desempenho e a confiabilidade da nossa plataforma de videoconferência é tão essencial.

A Webex foi construída no cerneas costas da Cisco, o que a torna uma escolha altamente confiável quando se trata de desempenho. A solução também otimiza automaticamente para vídeos e áudios de alta qualidade em qualquer rede, esteja você em uma escritório, em casa ou em movimento.

Ela fornece uma experiência de fácil uso para você e seus convidados?

A facilidade de uso é, sem dúvida, uma das qualidades mais atraentes de uma solução de videoconferência. Se feito da maneira correta, ela fornece uma experiência perfeita que permite que seu foco esteja na conversa em questão, e não na tecnologia!

A Webex foi elaborada com uma interface limpa, fácil de usar que simplifica a colaboração em qualquer dispositivo. Pressionando apenas um botão, você e seus convidados podem iniciar ou juntar-se a uma reunião em segundos. E com os recursos de IA e de voz líderes de mercado, você não precisa mover um dedo para tomar notas ou gravar sua reunião.

É fácil administrá-la e gerenciá-la?

Administração, gestão e análises contínuas são parte necessária de sua plataformas de videoconferência. Com a Webex, você pode estar em pleno funcionamento em minutos, com uma solução que é fácil gerenciar e administrar em um local.

Avaliação de fornecedores

Quando chegar a hora de avaliar os fornecedores, aproveitar soluções de reuniões virtuais que apenas "dão para o gasto" simplesmente não vai ser suficiente quando você precisar permanecer conectado com segurança em casa, no escritório e em movimento.

Destacamos o Gartner® Magic Quadrant™ para Soluções em Reuniões como um excelente recurso, quando você estiver procurando os melhores fornecedores de videoconferência. Gartner nomeia a Cisco como Líder de soluções de reuniões pela décima quinta vez.