Virtuelle Events ganz einfach.
Müssen Sie ein Präsenz-Event in das virtuelle Format übertragen? Es gibt Lösungen für alle Arten von Events – von kleinen Events, die den Betrieb kleiner Geschäfte ermöglichen, bis hin zu großen, firmenweiten Meetings und Konferenzen.
Legen wir los!
Benötigen Sie Webex? Sales-Team kontaktieren
Richtige Lösung wählen
Ein großartiges Event beginnt mit der Wahl der richtigen Plattform. Überlegen Sie, wie viele Personen Sie miteinander verbinden müssen, wie sie sich beteiligen werden, wie viel Kontrolle Sie benötigen, wie viel Interaktion Sie wünschen und ob Sie das Event aufzeichnen und später mit anderen teilen möchten.
Wenden Sie sich bei Events mit über 5.000 Teilnehmern an Ihr Cisco-Vertriebs- oder Partnerteam.
Wenden Sie sich bei Events mit über 5.000 Teilnehmern an Ihr Cisco-Vertriebs-
oder Partnerteam.
* Verfügbar für Webex Meetings ab dem 13. April 2020, in Kürze für Webex
Events verfügbar
** Webex Meetings unterstützt bis zu 1.000 Teilnehmer. Unsere Empfehlung für
eine optimale Erfahrung ist eine Teilnehmerzahl von bis zu 200.
*** Vbrick ermöglicht mehr als
3.000 Teilnehmer, allerdings ist die kostenlose Testversion auf 5.000 Teilnehmer beschränkt.
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Abhängig von den Funktionen der Plattform
Erfolg planen
Wie bei Präsenz-Events ist die Planung auch hier der Schlüssel zum Erfolg:
- Setzen Sie Ihr Event zu einer Zeit an, die für alle Zeitzonen der Teilnehmer geeignet ist, um die Teilnehmerzahl zu erhöhen.
- Entscheiden Sie, ob sich Teilnehmer im Voraus registrieren müssen oder nicht. Eine Registrierung ist nützlich, wenn Sie vor Beginn des Events verfolgen müssen, wer am Event teilnehmen wird, wenn Sie wissen möchten, wie viele registrierte Teilnehmer sich angemeldet haben, und wenn Sie nach einem Event einfache Kommunikation zur Nachbereitung ermöglichen möchten.
- Präsentation? Binden Sie ein Event-Team ein, das Ihnen bei der Logistik behilflich sein kann, während Sie sich auf die Bereitstellung großartiger Inhalte konzentrieren.
- Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der Aktivitäten wie Werbung für Ihr Event auf Webseiten, in sozialen Medien und per E-Mail umfasst.
- Wenden Sie sich persönlich an die wichtigsten Teilnehmer und versenden Sie Erinnerungen im Vorfeld des Events – unter anderem etwa eine Stunde vorher, damit die Teilnehmer das Event nicht vergessen.
Übung macht den Meister
„Generalprobe“ ansetzen
- Laden Sie alle Sprecher, Diskussionsteilnehmer sowie alle Moderatoren für Fragen und Antworten zum Event ein. Bitten Sie jemanden, als Teilnehmer beizutreten, um diese Sichtweise zu testen.
- Stellen Sie die Verbindung auf dieselbe Weise, vom selben Ort aus und mit dem gleichen Gerät wie beim Live-Event her.
- Testen Sie die Tonübertragung für alle. Für hohe Audioqualität empfehlen wir die Verwendung eines Headsets mit Geräuschunterdrückung.
- Teilen Sie bei der „Generalprobe“ Ihre Videoübertragung, um sicherzustellen, dass die Moderatoren gut zu sehen sind. Passen Sie die Beleuchtung bei Bedarf an und entfernen Sie alle unnötigen Gegenstände aus dem Hintergrund, die möglicherweise ablenken.
- Lassen Sie alle Moderatoren die Freigabe von Inhalten und beliebige Multimedia-Freigaben im Präsentationsmodus über dasselbe Gerät testen, das sie beim Live-Event verwenden werden, und stellen Sie sicher, dass sie, falls erforderlich, die gleichen Dongles wie am Tag des Events verwenden.
- Gehen Sie die Inhalte durch, um Timing, Übergänge und interaktive Funktionen zu testen, die Sie verwenden werden.
- Erstellen, testen und speichern Sie Umfragen zur Verwendung während des Live-Events.
Rollen und Verantwortlichkeiten
- Die Gastgeberrolle wird automatisch dem Benutzer zugewiesen, der das Event geplant hat. Dieser oder ein zugewiesener Gastgeber startet das Event, gewährt Teilnehmern oder Diskussionsteilnehmern sofern verfügbar Privilegien für die Moderation von Fragen und Antworten, schaltet die Tonübertragung ein, stellt die Sprecher vor, leitet die Umfragen, verwaltet die Aufzeichnung und beendet das Event. Nur der Gastgeber benötigt ein Benutzerkonto.
- Ernennen Sie einen Event-Leiter und Moderator, der die Teilnehmer begrüßt, die Sprecher vorstellt, die Zeit im Auge behält, die Aufzeichnung startet und interaktive Funktionen wie die Umfragen verwaltet.
- Besprechen Sie Logistik und Etikette, z. B. wer die Folien steuert, wie und wann Vortragende stumm- bzw. lautgeschaltet werden und wie Fragen und Antworten abgewickelt werden.
- Wenn Sie Rollen zuweisen, z. B. zur Moderation von Fragen und Antworten, Diskussionsteilnehmer und Sprecher – üben Sie diese spezifischen Aktivitäten in Ihrer „Generalprobe“.
Tag des Events
Bevor Sie mit der Übertragung beginnen:
- Alle Diskussionsteilnehmer und Moderatoren sollten 15–30 Minuten vor Beginn beitreten, damit der Gastgeber die Rollen nach Bedarf zuweisen und die Verbindung am Event-Tag testen kann.
- Verteilen Sie endgültige Inhalte vor dem Anruf. Auf diese Weise bleiben Teilnehmer nicht außen vor, wenn sie freigegebene Inhalte während des Anrufs nicht sehen oder aufgrund unerwartet geringer Bandbreite nur über Audio beitreten können.
- Tipp: Erstellen Sie online eine Gruppe oder einen Raum in Webex Teams, der/dem die Teilnehmer nach der Registrierung beitreten können. So können Sie Informationen vor und während des Events posten sowie nach dem Event in Verbindung bleiben.
Los geht's!
- Eine bewährte Praxis ist es, Teilnehmer willkommen zu heißen und einige Minuten zu warten, bis alle beigetreten sind. Kündigen Sie jeweils 3, 2 und 1 Minute vor dem Start an, dass es bald losgeht.
- Kommunizieren Sie die Erwartungen an die Teilnehmer, z. B. die Etikette für Stummschaltung, Gelegenheiten zur Interaktion und gegebenenfalls zum Stellen von Fragen.
- Teilen Sie den Teilnehmern mit, ob und wo Sie Ihre Inhalte und Aufzeichnungen nach dem Event zur Verfügung stellen.
Nach dem Event
- Planen Sie etwas Zeit nach dem virtuellen Event ein, bevor Sie es verlassen, um weitere Fragen zu beantworten, Chatabschnitte sowie Fragen und Antworten für die Nachbereitung des Events zu speichern.
- Posten Sie vor dem Event Links zu den Aufzeichnungen und während des Events referenzierte oder freigegebene Inhalte, Umfrageergebnisse oder folgende Schritte im Raum oder am vereinbarten Ort.
Webex Meetings verwenden
Webex Meetings bietet Teilnehmern ein zwangloses, interaktives Erlebnis. Es dient der interaktiven Zusammenarbeit, bei der Teilnehmer und Moderatoren über fast dieselben Funktionen zum eigenen Stumm-/Lautschalten, zum Freigeben von Inhalten und Senden von Nachrichten während des Meetings verfügen. Daher ist die Kontrolle über die Teilnehmer geringer.
Bei größeren Teilnehmerzahlen kann es für Moderatoren schwierig sein, den Überblick über die Teilnehmer zu behalten, die sich nicht stummschalten und somit andere stören. Für größere oder formelle Events, bei denen Sie die Kontrolle über die Stumm-/Lautschaltung behalten möchten, empfehlen wir daher, die Unterschiede zwischen Webex Meetings und Webex Events zu vergleichen.
Wichtige Tipps
Machen Sie sich vor Ihrem Meeting mit der grundlegenden Steuerung durch den Gastgeber vertraut. Stellen Sie bei der Planung Ihres Meetings sicher, dass die Stummschaltung bei Eintritt aktiviert und der Signalton bei Eintritt deaktiviert ist.
Wir empfehlen, dem Gastgeber die Rolle zur bedarfsorientierten Stummschaltung von Teilnehmern, zur Chatverwaltung und zur Erinnerung daran zuzuweisen, im Zeitrahmen der Sitzung zu bleiben. Denken Sie auch an die Aufzeichnung Ihres Meetings.
Nach dem Meeting können Sie Ihre Chatnachrichten speichern. Vergessen Sie nicht, die Aufzeichnungen an alle Teilnehmer zu senden, und fügen Sie bei Bedarf eine Umfrage für Feedback mit einem Tool eines Drittanbieters bei.
Webex Events verwenden
Webex Events bietet mehr Kontrolle – so können Sie formelle Events mit Zuversicht abwickeln und Teilnehmern gleichzeitig ein interaktives Erlebnis bieten. Mit Webex Events können Sie ein Programm ansetzen. Diese Funktion bietet Ihnen mehr Optionen für die Verwaltung der Registrierung, indem ähnliche Events in Bezug auf ein bestimmtes Projekt, eine Lernreihe oder bestimmte Teilnehmer gruppiert werden. Des Weiteren können Sie das Anmeldeformular für eine freundlichere, informative Anmeldung anpassen. Wenn Sie die Effektivität Ihres Marketings für Events messen müssen, erstellen Sie Quell-IDs, um zu verfolgen, woher Registrierungen stammen. Zu guter Letzt können Sie eCommerce bei Bedarf so konfigurieren , dass Sie für Ihr Event Gebühren erheben können, die mit beliebten Zahlungsmethoden wie Paypal beglichen werden können.
Machen Sie sich im Vorfeld mit dem Ansetzen eines Events und den Grundlagen von Webex Events vertraut. Teilen Sie bei Bedarf praktische Links, damit Teilnehmer wissen, was sie erwartet und wie sie sich registrieren sowie einem Event beitreten können. Am besten teilen Sie für eine optimale Erfahrung eine Anleitung zum Beitritt über die Desktopanwendung.
Starten Sie während des Events eine Übungssitzung, damit Teilnehmer, die sich schon früh anmelden, nicht hören, wie Sie sich auf die Übertragung vorbereiten, und denken Sie an die Aufzeichnung Ihres Events. Wir empfehlen die Nutzung der interaktiven Funktionen, die Webex Events bietet, z. B. Fragen und Antworten und Umfragen, um die Teilnehmer einzubeziehen.
Verteilen Sie im Anschluss an das Event Umfragen und analysieren Sie die Ergebnisse, senden Sie ein Dankeschön für die Teilnahme bzw. E-Mails, in denen Sie Ihr Bedauern bekunden, dass jemand nicht teilnehmen konnte, mit einem Link zur Aufzeichnung, verfolgen Sie die führende Quellen und erstellen Sie Berichte über Statistiken zu Live- und aufgezeichneten Events.
Webex Meetings mit Vbrick verwenden
Webex Meetings mit Vbrick ermöglicht Ihnen das Live-Streaming Ihres Event für ein großes, internationales Publikum – eine hervorragende Lösung für große Events, von allgemeinen oder firmenweiten Meetings bis hin zu großen Ankündigungen. Das beste Erlebnis bieten Übertragungen von einem oder mehreren Webex-kompatiblen Videoendpunkten.
Im Anschluss an das Event können Sie mit Vbrick eine interaktive Aufzeichnung freigeben. Als Event-Gastgeber können Sie den Zugriff auf die Aufzeichnung kontrollieren, das Video online bearbeiten, Spracherkennungsdienste zur Texttranskription nutzen und einen automatischen Ablaufzeitpunkt für Inhalte festlegen. Vbrick bietet interaktive Funktionen auch beim Betrachten der Aufzeichnung, z. B. die Möglichkeit, Sprachaufzeichnungen zu durchsuchen bei gleichzeitiger effizienter Videowiedergabe und Zwischenspeicherung.
Stellen Sie vor Ihrem Event sicher, dass das Streaming Ihres Meetings durch Ihren Site-Administration aktiviert wurde.
Denken Sie während Ihres Events daran, das Streaming zu starten.
Nach Ihrem Event ist Ihr Stream automatisch als Aufzeichnung in Ihrem Vbrick Rev-Konto verfügbar. Konfigurieren Sie Ihr gespeichertes Video am besten an dieser Stelle.
Webex Meetings mit Facebook-Streaming verwenden
Anhand von Webex Meetings mit Facebook-Live-Streaming können Sie die Reichweite Ihres Events auf Ihre Social-Media-Community ausweiten – ganz einfach über Ihre Webex Meetings-Anwendung. Die Streams enthalten Audio, Video und Inhalte, die während des aktiven Meetings freigegeben werden.
Stellen Sie vor dem Event sicher, dass das Streaming Ihres Meetings über Facebook Live durch Ihren Site-Administrator aktiviert wurde.
Starten Sie während Ihres Events das Streaming in Ihrem Facebook-Konto und teilen Sie es in Ihrer Chronik. Weisen Sie jemandem die Überwachung der Live-Interaktionen in Ihrem News Feed zu.
Nach dem Event ist Ihr Stream automatisch als Aufzeichnung in Ihrer Facebook-Chronik verfügbar. Abhängig von Ihren Facebook-Einstellungen können Ihre Zuschauer über die Schaltflächen Reagieren und Kommentieren auf Ihren Stream reagieren. Ihre Zuschauer können Ihr Meeting über die Schaltfläche Freigeben auch anderen Facebook-Nutzern zeigen.
Zusätzliche Ressourcen
Möchten Sie mit einem Experten sprechen? Treten Sie einem professionellen Live-Team mit Schulungsleitern bei und Sie erhalten einen Livekurs zum Abwickeln des perfekten Events.
Brauchen Sie Hilfe? Erreichen Sie mit Ihrem Online-Event oder Webinar gemeinsam mit unseren zertifizierten Webex-Produzenten die nächste Stufe. Unser Webex-Assistenzteam kümmert sich von Anfang bis Ende um die Logistik Ihres Events – verlassen Sie sich auf den reibungslosen Ablauf Ihres Events und konzentrieren Sie sich ganz auf Inhalte und Präsentation.