Was sind Videokonferenzen?

Definition: Videokonferenzen stellen eine attraktive, äußerst interaktive Methode zum Hosten von persönlichen virtuellen Meetings mit weltweiten Teilnehmern dar. Wir erkunden, was Videokonferenzen sind, woher sie kommen und worauf bei einer modernen Lösung zu achten ist.

Ein Beispiel für Videokonferenzen: Eine Person nimmt von ihrem Laptop aus an einem virtuellen Meeting teil.

Videokonferenzen waren einst den größeren globalen Unternehmen vorbehalten. Mittlerweile hat sich ihre Popularität drastisch erhöht und sie helfen Einzelpersonen und Unternehmen jeder Größe dabei, in Verbindung zu bleiben. Während die Belegschaft zunehmend im Tele- oder Hybridmodus arbeitet, verwundert es nicht, dass immer mehr Menschen auf diese Technologie vertrauen, um die Zusammenarbeit zu fördern, bessere Beziehungen aufzubauen und die Produktivität zu steigern.

Tatsächlich hat eine aktuelle Studie von Dimensional Research ergeben, dass 57 % der Befragten davon ausgehen, dass sie weniger als zehn Tage im Monat im Büro sein werden. 98 % erwarten, dass bei künftigen Meetings auch Remote-Teilnehmer anwesend sein werden – das heißt, ob Sie im Büro sind oder nicht, Sie werden wahrscheinlich eine Videokonferenzlösung benötigen.

In Anbetracht heutiger Erkenntnisse und zukünftiger Entwicklungen in der Arbeitswelt sind Videokonferenzen sicherlich nicht mehr wegzudenken. Tauchen wir weiter in das Thema ein und erkunden wir, was Videokonferenzen sind, wie sie funktionieren und wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Definition Videokonferenz

Videokonferenzen – auch Video-Meetings, virtuelle Meetings oder Webkonferenzen genannt – sind eine Möglichkeit, zwei oder mehr Personen in einer virtuellen Umgebung per Live-Video und Ton zusammenzubringen. Teilnehmer verbinden sich dabei mithilfe von Videokonferenzsoftware über das Internet, den Desktop, das Mobiltelefon oder ein Videosystem, die das Gefühl vermitteln, dass sie sich im selben Raum befinden.

Videokonferenzen sind eine ansprechende und äußerst kosteneffiziente Methode für Meetings mit Kollegen, Kunden, Partnern oder sogar Freunden, die über mehrere Standorte verteilt sind. Sie machen Reisen überflüssig und bieten dennoch die Möglichkeit, andere von Angesicht zu Angesicht zu sehen. Außerdem bieten sie die nötige Interaktivität für virtuelle Zusammenarbeit mit Funktionen wie Bildschirmfreigabe, digitales Whiteboarding, Team-Chat und mehr.

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Bei Videokonferenzen werden mehrere Personen virtuell per Video und Audio über ein IP-Netzwerk miteinander verbunden. Die Hauptkomponenten von Videokonferenzen sind für die meisten gut zugänglich, daher sind sie eine beliebte und praktikable Option für Privatpersonen und Unternehmen. Zu diesen Komponenten gehören:

  • Internetverbindung: Für optimale Video- und Audioqualität wird eine zuverlässige, sichere und schnelle Internetverbindung empfohlen.
  • Videokonferenzplattform: Die Verwendung einer Software mit großem Funktionsumfang gewährleistet eine optimale Erfahrung in Online-Meetings. Die gute Nachricht ist, dass zahlreiche Optionen für kostenlose Videokonferenzsoftware sowie diverse Pläne für Unternehmen jeder Größe verfügbar sind.
  • Computer oder Gerät: Die Videokonferenzsoftware kann übergreifend über Desktops, Laptops, Mobilgeräte und Videosysteme verwendet werden und bietet Ihnen somit viele Optionen zum Hosten oder Teilnehmen an einem virtuellen Meeting.
  • Videokamera: Obwohl Kameras oft in ein Gerät Ihrer Wahl integriert sind, beispielsweise in Laptops oder Mobilgeräte, können auch eigenständige Webcams oder Videosysteme verwendet werden, um an einem beliebigen Ort für eine optimierte Videoerfahrung zu sorgen.
  • Lautsprecher oder Telefonanlage: Um eine Verbindung zwischen dem Audio und der Videokonferenz herzustellen, müssen Sie den integrierten Lautsprecher Ihres Geräts per VoIP (Voice over Internet Protocol) oder per Einwahlverbindung über ein Mobiltelefon oder eine Telefonanlage nutzen. Zur Vermeidung von Hintergrundgeräuschen wird zudem dringend die Verwendung von Headsets empfohlen.

Die Evolution der Videokonferenz

Die Geschichte von Videokonferenzsystemen beginnt im frühen zwanzigsten Jahrhundert, als die Forschung im Zusammenhang mit Technologien wie Fernsehen und Radio Anbieter dazu veranlasste, die Möglichkeit zu erkunden, diese Formen der Kommunikation durch Live-Videoübertragungen zu ergänzen. Die vor den 1990er Jahren entwickelten Videokonferenzlösungen waren jedoch unpraktisch, da sie nur mit hohen Kosten und niedrigen Bildraten betrieben werden konnten, die eine Bildqualität mit unrealistischer Anmutung erzeugten.

Mit Aufkommen des Internetprotokolls (IP) in den 1990er Jahren wurden Videokonferenzen endlich realisierbar. Die Teilnehmer konnten über einen mit dem Internet verbundenen PC in Echtzeit chatten, was ihren Online-Interaktionen eine weitere Dimension verlieh.

Ständige Verbesserungen der Internetverbindungen haben seither eine höhere Videoqualität ermöglicht, einschließlich der Unterstützung von HD (1920 x 1080 Pixel) und höheren Bildschirmen. Laptops, Desktops, Smartphones, Tablets und spezielle Videosysteme können für Videokonferenzen verwendet werden.

Während Videokonferenzen früher vor allem von großen Unternehmen genutzt wurden, damit Mitarbeiter auf der ganzen Welt in Verbindung bleiben konnten, wurden sie nach Ausbruch der Pandemie im Jahr 2020, durch den der Anteil der Remote-Arbeit stark anstieg, immer allgegenwärtiger. Auch wenn einige Menschen wieder ins Büro zurückkehren, arbeiten viele andere weiter entweder vollständig remote oder wählen einen hybriden Arbeitsansatz, indem sie ihre Arbeitszeit auf das eigene Zuhause und das Büro aufteilen. Aus diesem Grund wird Videokonferenzsoftware nach wie vor von Unternehmen aller Größen und in allen Branchen eingesetzt, unter anderem in der Bildung, dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und sogar im Sport.

Welche gängigen Anwendungsfälle gibt es für Videokonferenzen?

Videokonferenzen werden in der Regel eingesetzt, um Teams, die virtuell und remote arbeiten, miteinander zu verbinden. Virtuelle Meetings bieten die perfekte Plattform für interne Diskussionen, die Zusammenarbeit im Team, Präsentationen vor Kunden, Verkaufsdemos und vieles mehr. Seit der globalen Pandemie werden Videokonferenzen auch für persönliche und gesellschaftliche Anlässe wie virtuelle Happy Hours, Babypartys und sogar für Hochzeiten mit weit verstreuten Gästen genutzt.

Lassen Sie uns einige der gängigsten Anwendungsfälle von Videokonferenzen untersuchen.

Einzel- oder Team-Meetings

Die regelmäßige Kommunikation mit Teams ist heute wichtiger denn je. Während herkömmliche Büroumgebungen mehr Raum für spontane Treffen mit Teammitgliedern bieten, können sich Remote-Teams ohne regelmäßige Interaktion mit ihren Kollegen und ihrem Vorgesetzten schnell abgehängt fühlen. Videokonferenzen werden häufig für wöchentliche Teambesprechungen oder Einzelgespräche genutzt und sind eine gute Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben und gleichzeitig wichtige Neuigkeiten aus dem Unternehmen oder Geschäftsinitiativen bekannt zu geben.

Vorstellungsgespräche

Nonverbale Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt bei Vorstellungsgesprächen, da Personalverantwortliche so zwischenmenschliche Fähigkeiten und kulturelle Eignung beurteilen. Vorstellungsgespräche werden jedoch zunehmend virtuell und nicht im Büro geführt. Videokonferenzen sind eine hervorragende Methode, die Möglichkeiten eines persönlichen Gesprächs in einer realen Umgebung beizubehalten. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, für Vorstellungsgespräche anzureisen, was die Terminplanung sowohl für das Personalteam als auch für Bewerber erheblich erleichtert.

Verkaufsvorführungen

Vorbei sind die Zeiten, in denen das Reisen an Kundenstandorte die einzige Möglichkeit war, mit Interessenten in Kontakt zu treten. Videokonferenzen sind eine effizientere – und oft sogar effektivere – Möglichkeit, Verkaufspräsentationen und Demos zu halten. Mit den leistungsstarken Funktionen zum Teilen von Bildschirminhalten können Sie Präsentationsinhalte oder eine Live-Demo Ihres Produkts ganz einfach freigeben, sodass alle Meeting-Teilnehmer einen Platz in der ersten Reihe haben.

Online-Schulungen

Statt anreisen zu müssen – oder schlimmer noch, eine Sitzung im Voraus aufzeichnen zu müssen –, sind Videokonferenzen eine effektive Möglichkeit, interne und externe Schulungen mit großen Gruppen in Echtzeit abzuhalten. Interaktive Funktionen ermöglichen es Teilnehmern, Fragen zu stellen, an Umfragen teilzunehmen und sich aktiv an Diskussionen zu beteiligen, wodurch Schulungen effektiver werden.

Meetings mit Lieferanten

Die regelmäßige Kommunikation mit externen Partnern und Anbietern ist für die Verwaltung von Projekten und Abläufen im gesamten Unternehmen unerlässlich. Die Zusammenarbeit zwischen internen und externen Mitarbeitern außerhalb Ihrer Firewall erfordert jedoch eine zusätzliche Sicherheitsebene. Videokonferenzplattformen sind für diese Art der Kommunikation mit Anbietern besonders nützlich, da sie Funktion und Zuverlässigkeit mit robuster Sicherheit und Verschlüsselung verbinden.

Was sind die Vorteile von Videokonferenzen?

Während der Pandemie und der plötzlichen Verlagerung der Arbeit auf Remote-Modelle wurden Videokonferenzen zur Notwendigkeit, doch jetzt wird in Unternehmen immer mehr der langfristige Nutzen deutlich, den sie bieten. Dazu gehören geringere Immobilien- und Reisekosten sowie produktivere und zufriedenere Mitarbeiter.

Nicht nur Unternehmen profitieren von Videokonferenzen, sondern auch die Mitarbeiter. Angesichts der größeren Flexibilität bei ihren Zeitplänen, der kürzeren Pendelzeiten und der insgesamt besseren Work-Life-Balance ist es kein Wunder, dass Mitarbeiter diese Optionen von Arbeitgebern fast schon erwarten.

Eine Studie von Dimensional Research ergab Folgendes:

  • 99 % gaben an, dass die Telearbeit Vorteile bietet.
  • 57 % würden eine Kündigung in Erwägung ziehen, wenn sie vom Arbeitgeber zur vollständigen Rückkehr ins Büro gezwungen würden.
  • 47 % sind der Meinung, dass sich ihre Arbeitsproduktivität durch die Telearbeit erhöht hat.

Kombiniert man diese Ergebnisse mit der Erkenntnis, dass 57 % davon ausgehen, pro Monat weniger als zehn Tage im Büro zu verbringen, wird klar, warum Videokonferenzen für die Sicherstellung der Produktivität, Motivation und Bindung der Mitarbeiter nötig sind.

Betriebskosten reduzieren

Durch die drastische Reduzierung der Notwendigkeit von Geschäftsreisen zu Meetings oder Kundenbesuchen konnten Unternehmen durch Videokonferenzen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Darüber hinaus ist mit der Zunahme von Remote- oder Hybrid-Arbeitsmodellen, die durch Tools für die Zusammenarbeit ermöglicht werden, der Bedarf an großen Hauptquartieren oder Außenstellen gesunken. Die Verkleinerung oder Konsolidierung von Büros ermöglicht weitere ausschlaggebende Betriebskosteneinsparungen für Unternehmen.

Stärkere Beziehungen aufbauen

Die Videoübertragung ist ein leistungsfähiges und effizientes Instrument, um physische Barrieren zwischen Remote-Teams zu überwinden und engere Beziehungen zu Kollegen aufzubauen. Personen, die per Video an Online-Meetings teilnehmen, berichten von erheblichen Vorteilen. Sie geben an, dass die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen mit 2,4-mal höherer Wahrscheinlichkeit einfacher ist, und die Wahrscheinlichkeit, dass sie von ihren Kollegen mehr Empathie erfahren, war 2,6-mal höher. Wenn es um effektive Teamzusammenarbeit bei virtuellen Meetings geht, sind Forschungsergebnisse eindeutig: Sie sollten Ihre Videoübertragung aktivieren.

Beziehen Sie alle Personen an allen Orten mit ein.

Einer der interessantesten Vorteile von Videokonferenzen ist vielleicht die Möglichkeit, mehr Ecken der Welt in Echtzeit zu erreichen. Sie können nicht nur Ihre Transparenz gegenüber Kunden und Interessenten in neuen Regionen erhöhen, sondern auch Ihre global verteilten Teams problemlos vereinen.

Funktionen wie Echtzeitübersetzungen bieten beispielsweise orts- oder sprachunabhängig die Möglichkeit, aktiv an virtuellen Meetings teilzunehmen.

Wichtige Videokonferenzfunktionen

Videokonferenzsoftware ist im Laufe der Jahre immer ausgefeilter geworden und bietet Funktionen, die oft besser sind als reale Erlebnisse im selben Raum. Sehen wir uns einige der grundlegenden Videokonferenzfunktionen sowie die fortgeschrittenen Funktionen an, mit denen Sie den nächsten Schritt bei Ihrer Zusammenarbeit machen können.

HD-Video und -Audio

Hochwertige Video- und kristallklare Audioverbindungen bilden die Grundlage für großartige Online-Meetings. Zu den fortschrittlichen Funktionen gehört auch die Möglichkeit, die Video- und Audioqualität automatisch zu optimieren, selbst bei schlechter Netzwerkverbindung, damit alle Teilnehmer in vollem Umfang teilnehmen können.

Teilen von Bildschirminhalten

Umfangreiche Inhalte und das Teilen von Bildschirminhalten sorgen dafür, dass alle auf demselben Stand sind. So eignen sich Videokonferenzen hervorragend für Präsentationen, gemeinsames Brainstorming oder die kollektive Bearbeitung von Inhalten in Echtzeit. Mit immersiven Funktionen zum Teilen von Bildschirminhalten können Sie sogar Ihren Videostream über Ihre Präsentation legen, sodass Ihr Publikum Sie und Ihren Inhalt gleichzeitig sehen kann.

Entfernung der Hintergrundgeräusche

Da nun so viele Menschen zu Hause oder an lauten Orten wie Cafés oder Flughäfen arbeiten, ist die Geräuschunterdrückung von entscheidender Bedeutung, um störende Hintergrundgeräusche zu eliminieren. Die fortschrittlichsten Videokonferenzlösungen bieten Ihnen außerdem mehr Kontrolle und ermöglichen es Ihnen, die Klarheit nur Ihrer eigenen oder mehrerer Stimmen zu optimieren, wenn Sie sich mit anderen Teilnehmern im Raum befinden.

Virtuelle Hintergründe

Bei Videokonferenzlösungen können Sie auch Ihren Hintergrund ändern, entweder mithilfe verfügbarer Hintergründe, durch Weichzeichnen des Hintergrunds oder durch Hochladen eines eigenen Bildes. Ein virtueller Hintergrund ist besonders dann nützlich, wenn Ihr echter Hintergrund nicht ideal ist. Er sorgt dafür, dass sich Konferenzteilnehmer auf Sie konzentrieren und nicht auf das, was hinter Ihnen ist.

Aufzeichnung und Abschrift

Oft können nicht alle Teilnehmer zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt am Meeting teilnehmen. Kein Grund zur Sorge! Mit Videokonferenzsoftware können Sie Ihre Besprechungen im MP4-Format aufzeichnen und automatisch Abschriften erstellen lassen, die allen Teilnehmern nach der Besprechung zur Verfügung gestellt werden können.

Untertitel und Echtzeitübersetzungen

Mit Untertiteln können alle, die sich an einem Ort mit unvorteilhafter Geräuschumgebung befinden, trotzdem an einer virtuellen Sitzung teilnehmen. Fortschrittlichere Videokonferenzlösungen umfassen auch Echtzeitübersetzungen, die Sprachbarrieren beseitigen und die Teilnahme von Personen aus aller Welt ermöglichen.

Kalenderintegrationen

Da viele Videokonferenzen im Voraus geplant werden, erleichtert die Integration gängiger Kalendersysteme wie Google oder Outlook die Pflege Ihres Terminkalenders und die Einsicht in die Termine Ihrer Kollegen. Erstellen Sie einfach eine neue Sitzungseinladung in Ihrem Kalender, fügen Sie die Details Ihrer Videokonferenz hinzu und senden Sie sie ab. Sie müssen dazu nicht einmal Ihren Kalender verlassen.

Umfragen und Q&A

Interaktive Funktionen wie Umfragen und Q&A fördern ein vollständiges Einbeziehen der Zielgruppe und ermöglichen es allen Teilnehmern, sich aktiv einzubringen, selbst in größeren Videokonferenzen.

Sicherheit

Was in Ihrem Meeting geschieht, sollte auch in Ihrem Meeting bleiben. Videokonferenzplattformen sollten eine starke Verschlüsselung, Datenkonformität und erweiterte Datenschutzeinstellungen bieten, damit Ihre Daten geschützt sind und unerwünschte „Videobomber“ vermieden werden.

KI-Assistent

Die anspruchsvolleren Videokonferenzlösungen auf dem Markt bieten KI-gestützte Funktionen, durch die Ihre Meetings produktiver werden. Rein sprachgesteuert können Sie einen KI-Meeting-Assistenten Notizen machen, wichtige Highlights identifizieren und Aktionspunkte nachverfolgen lassen.

Auswahl der besten Videokonferenzplattform

Es gibt heute viele Videokonferenzlösungen auf dem Markt, aber bei ihrer Entwicklung gibt es Unterschiede. Die richtige Lösung sollte einfach zu bedienen, intelligent, skalierbar und vor allem sicher sein. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie bei der Auswahl eines erstklassigen Anbieters berücksichtigen sollten.

Kann die Lösung skaliert werden?

Egal, ob Ihr Unternehmen aus einem oder Tausenden von Mitarbeitern besteht, Sie benötigen eine Lösung, die mit Ihnen wachsen kann. Finden Sie eine Lösung, die Ihre heutigen Anforderungen erfüllt und an Ihre potenziellen künftigen Bedürfnisse angepasst werden kann.

Webex bietet kosteneffiziente Tarife für Ihr kleines Unternehmen – ob Sie nun Meetings, Anrufe oder eine Kombination aus beidem nutzen möchten – sowie einen kostenlosen Tarif mit umfangreichen Funktionen für den Einstieg. Wir bieten auch individuellere Unternehmenstarife an, die auf Ihr Wachstum zugeschnitten sind.

Ist die Lösung sicher?

Die Sicherheit sollte im Mittelpunkt Ihrer Videokonferenzlösung stehen. Es sollte niemals in Ihrer Verantwortung liegen, sich von der Freigabe von Daten abzumelden oder die Konferenzeinstellungen zu ändern, um geschützt zu sein. Auch sollten Ihre Benutzerdaten niemals an Dritte verkauft werden. Wir bei Webex glauben fest an diese Prinzipien und haben von Anfang an Sicherheitsmaßnahmen in die Plattform integriert, sodass Sie sich darauf verlassen können, dass Sie geschützt sind.

Wie zuverlässig ist die Plattform?

Die Videokonferenzlösung, die Sie für Happy Hours und gesellschaftliche Veranstaltungen verwenden, muss nicht unbedingt die allerbeste Lösung sein. Doch für große Geschäfts-Meetings oder Kundenpräsentationen müssen Sie eine Lösung wählen, auf die Sie sich verlassen können. Deshalb sind Leistung und Zuverlässigkeit Ihrer Videokonferenzplattform so wichtig.

Webex basiert auf dem Cisco-Backbone und ist damit eine äußerst zuverlässige Wahl, wenn es um die Leistung geht. Die Lösung optimiert außerdem automatisch die Video- und Audioqualität in jedem Netzwerk, egal ob Sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten.

Bietet sie eine benutzerfreundliche Erfahrung für Sie und die Teilnehmer?

Die Benutzerfreundlichkeit ist wohl eine der ansprechendsten Eigenschaften einer Videokonferenzlösung. Wenn sie richtig eingesetzt wird, bietet sie ein nahtloses Erlebnis, bei dem Sie sich auf das eigentliche Gespräch konzentrieren können, statt sich mit der Technologie befassen zu müssen.

Webex verfügt über eine übersichtliche, benutzerfreundliche Oberfläche, die die Zusammenarbeit über jedes Gerät hinweg erleichtert. Mit nur einem Tastendruck können Sie und Ihre Teilnehmer in Sekundenschnelle ein Meeting starten oder daran teilnehmen. Dank branchenführender KI- und Sprachfunktionen müssen Sie nicht einmal einen Finger rühren, um Meeting-Notizen anfertigen zu lassen oder Ihr Meeting aufzuzeichnen.

Wie einfach ist die Verwaltung?

Fortlaufende Administration, Verwaltung und Analysen sind ein notwendiger Bestandteil Ihrer Videokonferenzplattform. Mit Webex können Sie innerhalb von Minuten mit einer Lösung loslegen, die an nur einem Ort ganz einfach verwaltet und administriert werden kann.

Bewerten von Anbietern

Die Nutzung von Lösungen für virtuelle Meetings, die lediglich „ausreichend“ sind, bringt hinsichtlich der Anbieterbewertung nichts, wenn Sie sowohl zu Hause als auch im Büro und unterwegs eine sichere Verbindung benötigen.

Der Gartner® Magic Quadrant™ für Meeting-Lösungen ist eine hervorragende Ressource für die Suche nach den besten Anbietern von Videokonferenzlösungen. Gartner hat Cisco kürzlich zum fünfzehnten Mal zum „Meeting Solutions Leader“ ernannt.

Screenshot des Magic Quadrant for Meetings Solutions von Gartner. Er positioniert die wichtigsten Anbieter von Videokonferenzlösungen. Microsoft, Zoom und Cisco befinden sich im oberen rechten Quadranten.