Gli eventi virtuali resi semplici.
Occorre trasformare l'evento di persona in un formato virtuale? Esistono soluzioni per ogni tipo di evento, da quelli di dimensioni ridotte necessari per l'attività di una piccola azienda a riunioni e conferenze societarie di dimensioni più elevate.
Iniziamo!
Hai bisogno di Webex? Contatta il reparto vendite
Scegli la soluzione giusta
Un grande evento inizia dalla scelta della piattaforma adatta. Considerare il numero di persone con le quali occorre entrare in connessione, la modalità di partecipazione, il livello di controllo necessario, la quantità di interazione desiderata e se si desidera registrare e condividere la riproduzione successivamente.
Per eventi con oltre 5.000 partecipanti, contattare il reparto vendite Cisco o il team del partner.
Per eventi con oltre 5.000 partecipanti, contattare il reparto vendite Cisco o
il team del partner
* Disponibile con Webex Meetings dal 13 aprile 2020; disponibile a breve con
Webex Events
** Webex Meetings supporta fino a 1.000 partecipanti. Per ottenere le massime
prestazioni, si consiglia di organizzare eventi con un massimo di 200 persone
*** Vbrick
supporta oltre 3.000 partecipanti, tuttavia, la versione di prova gratuita è limitata a massimo
5.000
† Dipende dalla capacità della piattaforma
Pianifica il successo
Analogamente a un evento di persona, la pianificazione è fondamentale per ottenere il successo:
- Pianificare l'evento in un orario che tenga conto dei fusi orari di tutti i partecipanti per aumentare la partecipazione.
- Decidere se le persone devono registrarsi o meno per partecipare. La registrazione è utile se occorre tenere traccia di chi parteciperà all'evento prima che inizi e per sapere quanti partecipanti tra quelli registrati hanno eseguito l'accesso; inoltre, consente di facilitare le comunicazioni di follow-up dopo un evento.
- Ci si occuperà della presentazione? Includere un team nell'evento che possa fornire assistenza con la logistica mentre ci si concentra sul contenuto offerto.
- Predisporre un piano di comunicazione con attività come la promozione dell'evento su pagine Web, social media ed e-mail.
- Contattare individualmente i partecipanti chiave e inviare promemoria di introduzione all'evento, incluso un promemoria un'ora o poco prima, in modo da ricordare alle persone di accedere per tempo.
I risultati si ottengono con la pratica
Pianificazione di una prova
- Invitare all'evento tutti i relatori, i coordinatori e i moderatori di sessioni Q&A. Chiedere a qualcuno di accedere come partecipante per effettuare un test.
- Eseguire la connessione nello stesso modo, dalla stessa posizione e con lo stesso dispositivo che verranno utilizzati per l'evento in diretta.
- Testare l'audio di tutti. Per la qualità audio, si consiglia di utilizzare una cuffia con cancellazione del rumore.
- Condividere video nella prova per assicurarsi che i relatori vengano visti chiaramente. Regolare eventualmente l'illuminazione e rimuovere elementi non necessari dallo sfondo che potrebbero essere fonte di distrazione.
- Fare in modo che tutti i relatori verifichino la condivisione di contenuto e l'eventuale condivisione di elementi multimediali dallo stesso dispositivo che utilizzeranno nell'evento in diretta, in modalità di presentazione e assicurarsi che utilizzino le stesse chiavette del giorno dell'evento, se necessario.
- Eseguire tutto il contenuto per verificare tempi e transizioni e per testare le funzioni interattive che verranno utilizzate.
- Creare, testare e salvare i sondaggi per utilizzarli durante l'evento in diretta.
Ruoli e responsabilità
- Il ruolo di organizzatore viene assegnato automaticamente alla persona che ha pianificato l'evento. Tale persona, o un organizzatore assegnato, avvia l'evento, concede privilegi ai partecipanti o ai coordinatori per la moderazione delle sessioni di Q&A, ove previsto, avvia l'audio, nomina i relatori, promuove i sondaggi, gestisce la registrazione e conclude l'evento. Solo all'organizzatore è richiesto un account utente.
- Assegnare un MC o moderatore che si occuperà di dare il benvenuto ai partecipanti, introdurre gli oratori, tenere il tempo, avviare la registrazione e gestire le funzioni interattive come i sondaggi.
- Discutere la logistica e il comportamento da tenere durante l'evento, ad esempio, identificare chi azionerà le diapositive, come e se i relatori disattiveranno o attiveranno l'audio e come verranno gestite le sessioni di Q&A.
- Se si stanno assegnando ruoli, ad esempio, moderatori di Q&A, coordinatori e relatori, esercitarsi con queste specifiche attività nella prova.
Giorno dell'evento
Prima della diretta:
- Tutti i coordinatori e i relatori devono accedere 15-30 minuti in anticipo per consentire all'organizzatore di assegnare i ruoli necessari e per testare la connessione prima dell'evento.
- Distribuire il contenuto finale prima della chiamata. In questo modo, i partecipanti non verranno esclusi qualora non siano in grado di visualizzare il contenuto condiviso durante la chiamata o se devono accedere solo tramite audio a causa di limitazioni impreviste di larghezza di banda.
- Suggerimento: Creare un gruppo online o uno spazio in Webex Teams per l'accesso dei partecipanti dopo la registrazione. Qui sarà possibile pubblicare informazioni prima e dopo l'evento e restare connessi una volta concluso l'evento.
Andiamo!
- Una procedura consigliata consiste nel dare il benvenuto ai partecipanti e attendere alcuni minuti per consentire l'accesso delle persone. Annunciare che la chiamata inizierà tra 3,2,1 minuto.
- Definire le aspettative per i partecipanti, come eventuali regole per la disattivazione dell'audio e opportunità per interagire e fare domande.
- Indicare ai presenti se o dove verranno condivisi contenuto e registrazione dopo l'evento.
Dopo l'evento
- Pianificare di restare nell'evento virtuale al termine dell'orario pianificato per rispondere a ulteriori domande, salvare i pannelli di chat e tenere una sessione di Q&A per il follow-up post-evento.
- Pubblicare collegamenti a registrazioni, contenuto di riferimento o condiviso dell'evento, risultati dei sondaggi o passaggi successivi nello spazio o nella posizione concordata prima dell'evento.
Uso di Webex Meetings
Webex Meetings offre un'esperienza più informale e interattiva per i partecipanti. Webex Meetings è progettato per la collaborazione interattiva e prevede per partecipanti e relatori le stesse funzionalità di disattivazione e attivazione del proprio audio, condivisione del contenuto e scambio di messaggi durante la riunione. In quanto tale, c'è un controllo minore sulla partecipazione delle persone.
Nel caso di un gran numero di partecipanti, i relatori potrebbero riscontrare difficoltà nel monitorare eventuali partecipanti con audio attivato e che risultano di disturbo per gli altri. Per eventi di grandi dimensioni o formali in cui si desidera mantenere il controllo della disattivazione e l'attivazione dell'audio, si consiglia di esaminare le differenze tra Webex Meetings e Webex Events.
Principali suggerimenti
Prima della riunione, acquisire familiarità con i controlli organizzatore base. Quando si pianifica la riunione, assicurarsi che l'opzione di disattivazione dell'audio all'ingresso sia abilitata e che l'emissione del segnale acustico all'ingresso di un partecipante sia disabilitata.
Durante la riunione, si consiglia di richiedere all'organizzatore assegnato di disattivare l'audio dei partecipanti come necessario, gestire la chat e inviare promemoria per essere certi che la sessione venga eseguita nei tempi previsti. Ricordarsi di registrare la riunione.
Dopo la riunione, è possibile scegliere di salvare i messaggi di chat. Non dimenticare di inviare la registrazione a tutti i partecipanti e di includere un sondaggio utilizzando un apposito strumento di terze parti se è richiesto un feedback.
Uso di Webex Events
Webex Events offre un numero maggiore di controlli che consentono di condurre eventi formali in sicurezza e al contempo di offrire un'esperienza interattiva ai partecipanti. Webex Events consente di pianificare un programma. Questa funzione offre un maggior numero di opzioni per la gestione della registrazione raggruppando gli eventi correlati riguardo un progetto specifico, una serie di apprendimento o destinatari dell'evento. È anche possibile personalizzare il modulo di registrazione per un'iscrizione più intuitiva e informativa. Se occorre misurare l'efficacia degli impegni di marketing dell'evento, creare ID origine per monitorare da dove provengono le registrazioni. Infine, se necessario, è possibile configurare l'eCommerce per addebitare un costo per l'evento attraverso i tipici metodi di pagamento come Paypal.
Prima dell'evento, acquisire familiarità con la modalità di pianificazione di un evento e con i principi base di Webex Events. Se necessario, condividere collegamenti utili in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi, come registrarsi e accedere a un evento. Si consiglia di condividere istruzioni per l'accesso tramite l'applicazione desktop per ottenere le massime prestazioni.
Durante l'evento, avviare una sessione pratica in modo che i partecipanti che accedono in anticipo non sentano le attività che si stanno completando per avviare la diretta; attenersi alle procedure consigliate descritte in precedenza e non dimenticare di registrare l'evento! Si consiglia di utilizzare le funzioni interattive offerte da Webex Events, come Q&A e sondaggio per mantenere alto il coinvolgimento dei partecipanti.
Dopo l'evento, distribuire sondaggi post-evento e analizzare i risultati, ringraziare per la partecipazione e inviare e-mail a coloro che non hanno partecipato con un collegamento alla registrazione, tenere traccia delle fonti dei potenziali clienti, eseguire report su statistiche dell'evento in diretta e registrato.
Uso di Webex Meetings con Vbrick
Webex Meetings con Vbrick consente di riprodurre in diretta streaming l'evento per raggiungere un pubblico di dimensioni globali. È un'ottima soluzione per eventi di grandi dimensioni, da riunioni generali o societarie a grandi annunci. Per ottenere le massime prestazioni, l'organizzatore esegue la trasmissione da uno o più endpoint video compatibili Webex.
Dopo l'evento, Vbrick consente di condividere una registrazione interattiva. In qualità di organizzatore dell'evento, è possibile controllare l'accesso alla registrazione, modificare il video online, utilizzare servizi di trascrizione di sintesi vocale e impostare una scadenza automatica per il contenuto. Vbrick offre anche funzioni interattive quando si guarda la registrazione; ad esempio, la possibilità di eseguire ricerche nel discorso grazie a efficienti funzioni di riproduzione e caching video.
Prima dell'evento, assicurarsi che lo streaming delle riunioni sia abilitato dall'amministratore del sito.
Durante l'evento, non dimenticare di avviare lo streaming.
Dopo l'evento, lo streaming diventa automaticamente disponibile come registrazione nell'account Vbrick Rev. Verrà richiesto di configurare il video salvato in quel momento.
Uso di Webex Meetings con streaming Facebook
Webex Meetings con streaming Facebook Live consente di estendere la portata del proprio evento alla comunità dei social media dall'interno dell'applicazione Webex Meetings. Lo streaming include audio, video e contenuto condiviso mentre la riunione è attiva.
Prima dell'evento, controllare che lo streaming delle riunioni tramite Facebook Live sia abilitato dall'amministratore del sito.
Durante l'evento, avviare lo streaming sull'account Facebook e condividerlo nella cronologia. Assegnare qualcuno al monitoraggio delle interazioni in diretta nel newsfeed.
Una volta terminato l'evento, lo streaming diventa automaticamente disponibile come registrazione nella cronologia di Facebook. A seconda delle impostazioni di Facebook, i visualizzatori possono rispondere allo streaming utilizzando i pulsanti Reagisci e Commenta. I visualizzatori possono anche mostrare la propria riunione ad altri utenti Facebook utilizzando il pulsante Condividi.
Risorse aggiuntive
Desideri parlare con un esperto? È possibile accedere a un team di istruttori professionisti dal vivo per una lezione in diretta su come eseguire un evento perfetto.
Serve aiuto? I nostri produttori Webex certificati sono in grado di migliorare qualsiasi evento online o webinar. Il nostro team di assistenza Webex si prenderà cura della logistica dell'evento end-to-end per assicurarne il corretto svolgimento e per consentire di rimanere concentrati sul contenuto e su quanto offerto.
